Görsel
HİZMETE ÖZEL
CİMER
BAŞVURU CEVAP
KILAVUZU
- 1 -
26/04/2022 tarihli ve 31821 sayılı Resmi Gazete’de yayımlanarak yürürlüğe
giren Gizlilik Dereceli Belgelerde Uygulanacak Usul ve Esaslar Hakkında
Yönetmelik doğrultusunda “Hizmete Özel” gizlilik dereceli olarak hazırlanan
bu belge, yalnızca CİMER kullanıcılarına yönelik olarak oluşturulmuştur.
Kılavuzun üçüncü kişi ve kuruluşlarla paylaşılmasından doğacak hukuki,
cezai ve idari sorumluluk ilgili kişiye aittir.
- 2 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
4
- 3 -
CİMER personeli;
CİMER Kapısı aracılığıyla
yapılan işlemler ve verilen
cevapların resmî yazışma
niteliğinde olduğu, bu
kapsamda tesis edilen her
türlü idari işlem ve eylemlerin
ilgili kurum ve kuruluş adına
hukuki sonuç doğuracağı
bilinciyle hareket eder.
5
- 4 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
İÇİNDEKİLER
Giriş.........................................................................................................................................  13
Yöneticilerin Dikkatine.................................................................................................... 16
BİRİNCİ BÖLÜM
Başvuru Cevap Sürecinde Dikkat Edilecek Hususlar........................................... 20
  1.1. İşleyişe İlişkin Dikkat Edilmesi Gerekenler�������������������������������������������������������������24
    1.1.1. Sevk ve İade İşlemleri................................................................................................................. 25
    1.1.2. Kişisel Bilgilerin Görüntülenmesi ve Paylaşılması..................................................26
    1.1.3. Başvuru İptal İşlemleri............................................................................................................... 27
  1.2. İçeriğe İlişkin Dikkat Edilmesi Gerekenler�������������������������������������������������������������28
  1.3. Biçime İlişkin Dikkat Edilmesi Gerekenler������������������������������������������������������������30
    1.3.1. Türkçe Dil Bilgisi Kurallarına Uygunluk........................................................................... 31
    1.3.2. Hitap Kullanımı................................................................................................................................ 31
    1.3.3. Hazır Cevap Şablonları............................................................................................................... 32
    1.3.4. Ekli Dosyalar...................................................................................................................................... 32
6
- 5 -
İçindekiler
İKİNCİ BÖLÜM
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler.......................................... 34
2.1. İşleyişe İlişkin Hata Örnekleri���������������������������������������������������������������������������������������36
2.1.1. Sevk ve İade İşlemlerine İlişkin Hata Örnekleri............................................................ 37
2.1.2. Kişisel Bilgilerin Görüntülenmesi ve Paylaşılmasına İlişkin Hata
Örnekleri..................................................................................................................................................48
2.1.3. Başvuru İptal İşlemlerine İlişkin Hata Örnekleri..........................................................56
2.2. İçeriğe İlişkin Hata Örnekleri�����������������������������������������������������������������������������������������58
2.2.1. Başvurulara Çok Kısa, Açıklayıcı Olmayan ve Yetersiz Cevap Verilmesi.......59
2.2.2. Cevap Metninde Konuşma Dili Kullanılması.................................................................62
2.2.3. Başvurulara Tartışma Üslubu ile Cevap Verilmesi......................................................65
2.2.4. Şikâyet Edilen Personelin Savunma Evrakının Doğrudan Başvuru
dfgdf Sahibine Gönderilmesi.................................................................................................................68
2.2.5. Başvuruya Verilen Cevabın CİMER Sistemine İşlenmemesi...............................70
2.2.6. Cevap Metninde Başvurunun Özetlenmesi....................................................................71
2.3. Biçime İlişkin Hata Örnekleri����������������������������������������������������������������������������������������74
2.3.1. Türkçe Dil Bilgisi Kurallarına İlişkin Hata Örnekleri.................................................. 75
2.3.2. Hitap Kullanımına İlişkin Hata Örnekleri..........................................................................80
2.3.3. Hazır Cevap Şablonlarına İlişkin Hata Örnekleri..........................................................84
2.3.4. Ekli Dosyalara İlişkin Hata Örnekleri....................................................................................90
7
- 6 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
İyileşme Örnekleri............................................................................................................ 96
  3.1. Sayın Cumhurbaşkanımız ile Görüşme Talebi İçeren
      Başvuruların Cevaplanması......................................................................................................98
  3.2. Cevap Metnine Kişisel Bilgilerin Görüntülenemediği Gerekçesiyle
            İşlem Yapılamadığının Yazılması........................................................................................100
  3.3. Kişisel Bilgilerin Cevap Metninde, Sevk Notunda, Ekli Dosya
  İsim ve İçeriklerinde Açıkça Yazılması.............................................................................102
  3.4. Başvurulara Çok Kısa, Açıklayıcı Olmayan ve Yetersiz
  Cevap Verilmesi..............................................................................................................................106
  3.5. Cevap Metninde Konuşma Dili Kullanılması..............................................................108
  3.6. Başvurulara Tartışma Üslubu ile Cevap Verilmesi...................................................110
  3.7. Şikâyet Edilen Personelin Savunma Evrakının Doğrudan
..
Başvuru Sahibine Gönderilmesi...........................................................................................112
  3.8. Başvuruya Verilen Cevabın CİMER Sistemine İşlenmemesi............................114
  3.9. Cevap Metninde Başvurunun Özetlenmesi............................................................... 118
  3.10. Cevap Metninin Tamamının Büyük Harflerle Yazılması......................................122
  3.11. Tamamlanmamış/Düşük Cümle Kullanılması ve Anlatım
  Bozukluğu Yapılması.................................................................................................................. 124
  3.12. CİMER’in Yanlış Yazılması.........................................................................................................126
  3.13. Gereksiz/Yanlış Hitap Kullanılması................................................................................... 128
  3.14. Cevap Metninin CİMER’e Hitaben Yazılması............................................................. 130
  3.15. Hazır Cevap Şablonlarının Yersiz Kullanılması...........................................................132
  3.16. Hazır Cevap Şablonlarında Doldurulması Gereken Yerlerin
  Boş Bırakılması................................................................................................................................136
  3.17. Ekli Dosyalarda Yanlış Format Kullanılması............................................................... 138
  3.18. Ekli Belgelerin İsimlerinin/İçeriklerinin Resmî ve
  Açıklayıcı Nitelikte Olmaması..............................................................................................140
8
- 7 -
İçindekiler
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Yasal Dayanaklar.............................................................................................................. 142
  4.1. 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun................................. 144
  4.2. 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu ......................................................................144
  4.3. 5690 Sayılı Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi Yönetmeliği ........................ 145
  4.4. 2024/14 Sayılı Rehberlik, Teftiş ve Denetim Faaliyetlerinin Düzenli
ve Etkin Bir Şekilde Yerine Getirilmesi Konulu Genelge....................................148
BEŞİNCİ BÖLÜM
Yetersiz Cevaplara Yönelik İtiraz Örnekleri............................................................ 150
ALTINCI BÖLÜM
Ekran Görüntüleri ile Kılavuz İpuçları....................................................................... 156
  6.1. Yasal Süre Göstergesi.................................................................................................................. 158
  6.2. “Arşive Kaydet” Butonu............................................................................................................. 160
  6.3. “Acil” ve “Çok Acil” Kodları....................................................................................................... 162
  6.4. “Gönderilemeyecek Kurumlar” Bölümü....................................................................... 164
  6.5. Eğitim Materyali............................................................................................................................. 166
  6.6. “Duyurular” Bölümü................................................................................................................... 168
Özet...................................................................................................................................... 170
9
- 8 -
Giriş
GİRİŞ
Bir halkla ilişkiler mekanizması olarak ülkemizin en önemli markalarından biri hâline
gelen CİMER, katılımcı yönetim anlayışı temelinde şikâyet, talep ve öneri başvuruları
sayesinde vatandaşların kamu politikalarına yön vermesine olanak tanımakta, bu yolla
bürokratik mekanizmaların denetlenmesine de yardımcı olmaktadır. Ayrıca, vatandaşların
sesinin tüm kamu kurum ve kuruluşlarına kolayca ve hızlıca iletilmesini sağlayarak millet
ve devlet arasındaki iletişimin güçlenmesine yardımcı olmakta ve şeffaf yönetim anlayı­
şıyla devlete duyulan güveni pekiştirmektedir. Milyonlarca vatandaşa eş zamanlı hizmet
veren CİMER’de işleyişin standardize edilmesi ve başvuru cevap sürecinde dil ve eylem
birliğinin sağlanması bu iletişimin ve güvenin devamlılığı açısından hayati önem taşımak­
tadır. CİMER’in asli unsuru olan vatandaşların, sistemin işlerliğine ilişkin inancının temin
edilmesi ve memnuniyetinin sağlanması gerek kamu politikası yapım süreçleri gerekse
kamusal faaliyetlerin işleyişi açısından mühimdir.
Bu nedenle başvurular değerlendirilirken doğru bilgilerin aktarılması, dilin özenli kul­
lanımı, profesyonel ve memur vakarına uygun bir üslupla yasal süre içerisinde vatanda­
şa cevap verilmesi son derece önemlidir. Neredeyse tüm kamu kurum ve kuruluşlarında
yaklaşık 90 bin kullanıcının sürece katılmasıyla işlerliğini sürdüren bu sistemin doğru
bir şekilde koordine edilmesinin ve başvuru cevap sürecinin vatandaş memnuniyeti için
önemi dikkate alındığında, CİMER sisteminin iyileştirilmesi amacıyla düzenli aralıklarla
incelemeler yapılması ihtiyacı hasıl olmuş ve hem süreç hem de yazılan cevap metinleri
kontrol edilmeye başlanmıştır. Bu kılavuz, sistemin işleyişini iyileştirecek şekilde bütün
bu iletişim sürecinin yönetilmesi konusunda CİMER kullanıcılarına rehberlik etmek ama­
cıyla hazırlanmıştır.
İnceleme ve denetim faaliyetleri temel olarak 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanıl­
masına Dair Kanun, 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, 5690 sayılı Cumhurbaşkan­
lığı İletişim Merkezi Yönetmeliği ve Cumhurbaşkanlığı tarafından yayımlanan 2024/14
sayılı Rehberlik, Teftiş ve Denetim Faaliyetlerinin Düzenli ve Etkin Bir Şekilde Yeri­
ne Getirilmesi başlıklı Genelge hükümlerine dayanılarak yürütülmektedir. Dolayısıyla,
vatandaşların Anayasa’dan kaynaklanan dilekçe ve bilgi edinme haklarının kullanımını
kolaylaştıran birer aracı konumundaki CİMER kullanıcılarının, belirtilen mevzuat kapsa­
13
- 9 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
mında devleti temsil etmenin gerektirdiği ciddiyetle hareket etmeleri önem taşımaktadır.
CİMER sistemine ilişkin incelemelerde temel olarak vatandaşların memnuniyet dü­
zeyi ile doğrudan ilişkili olan unsurlar üzerinde durulmaktadır. Kılavuz boyunca bu un­
surlar bütün detayları ile açıklanmış ve örneklerle desteklenmiştir. Söz konusu durumlara
hassasiyet gösterildiği takdirde vatandaşların memnuniyeti, taleplerinin karşılanamadığı
durumlarda bile yüksek düzeyde kalabilmektedir. Yapılan incelemeler ve yaklaşık 10
bin CİMER kullanıcısıyla gerçekleştirilen telefon görüşmesi sonucunda başvurulara ce­
vap verme hızında %90 oranında artışın, yazılan cevap metinlerindeki hatalarda ise %70
oranında iyileşmenin kaydedilmesi inceleme ve denetim faaliyetlerinin önemini orta­
ya koymaktadır. Dolayısıyla inceleme sürecine ilişkin detayları kapsayan bu kılavuzun,
CİMER kullanıcıları ve özellikle hazırlanan cevapların uygunluğundan esas sorumlu olan
cevap-onay yetkilileri tarafından dikkatle incelenmesi sürecin iyileştirilmesi bakımından
elzemdir. Böylece, toplumun her kesimine hizmet sağlayan bir kamu iletişim platformu
olan CİMER’in daha etkili ve verimli bir şekilde işlemesi mümkün olacak ve vatandaş
memnuniyeti artacaktır.
İncelemeler sırasında tespit edilen ve sık tekrarlanan hatalardan yola çıkılarak hazırla­
nan bu kılavuz, başvuru cevap sürecinin işletilerek süreçteki tıkanıklıkların önlenmesine
ve cevap metinlerinin daha nitelikli hâle getirilmesine yönelik öneriler içermektedir. Söz
konusu önerilerin hayata geçirilmesi noktasında yöneticilerin dikkatli ve özenli davran­
masının önemine binaen çalışmanın başında, kurum yöneticilerinin CİMER ile ilgili göz
önünde bulundurması gereken en temel hususlar ele alınmıştır. Üç ana bölümün yer aldı­
ğı kılavuzun birinci bölümünde, CİMER kullanıcılarının başvuru cevap sürecinde dikkat
etmeleri gereken unsurlar açıklanmıştır. Bu unsurlar detaylandırılırken işleyiş, içerik ve
biçim olmak üzere inceleme ve denetim faaliyetlerinin yürütüldüğü üç ana başlık üze­
rinden gruplandırma yapılmıştır. Somut örneklerin yer aldığı ikinci bölüm de aynı kate­
gorizasyon üzerinden şekillendirilmiştir. Bu bölümde, incelemeler sırasında karşılaşılan
hataları örnekleyen cevap metinleri ile ilk kısımda dikkat çekilen konular somutlaştırılmış
ve önemli unsurlar vurgulanmıştır. Üçüncü bölümde ise inceleme ve denetim faaliyetleri
sırasında hataları tespit edilen CİMER kullanıcılarının aranarak hataları hakkında bilgi­
lendirildikten sonra yeni gelen başvurularda ilgili hatalarını düzelttikleri cevap metinleri
örneklendirilmiştir. Örnekler içeren her iki bölümde de başvuru metinleri renklendirilerek
14
- 10 -
Giriş
ilgili hatalar işaretlenmiştir. Takip eden bölümde, başvuru sahiplerinin mevzuattan kay­
naklanan haklarını kullanarak memnun olmadıkları cevaplara ilişkin olarak çeşitli hak
arama kurumlarına başvurmak ve ilgili cevaplara itiraz etmek için yazdıkları dilekçeler
örneklenmiştir. Son bölümde ise kılavuz boyunca irdelenen meselelere ilişkin hususlar
kapi.cimer.gov.tr sitesinden alınan ekran görüntüleri ile somutlaştırılmıştır. Bu bölüm­
de ayrıca sistem üzerinde takip edilmesi gereken alanlar ve spesifik durumlarda yapıl­
ması gereken işlemler adım adım açıklanmıştır. Ekran görüntüleri üzerinden yapılan ör­
neklendirmeler ile CİMER kullanıcılarına başvuru cevap sürecinde yardımcı olunması
amaçlanmıştır. Çalışmanın sonunda ise kılavuzda açıklanan önemli hususlar özetlenmiştir.
CİMER kullanıcılarının yönlendirmeye ihtiyaç duyduklarında başvurabilecekleri bir ba­
şucu kitabı olması hedeflenen bu kılavuzun başvuru cevap sürecinde yapılan hatalar ko­
nusunda farkındalık kazandırarak sürecin iyileşmesine ve daha da profesyonelleşmesine
katkı sağlaması beklenmektedir.
15
- 11 -
Yöneticilerin
Dikkatine
- 12 -
Yöneticilerin Dikkatine
5690 sayılı CİMER Yönetmeliği’nde “hizmetin etkin ve verimli işleyişinden kurumu
adına birinci derece görevli ve yetkili olan yönetici kadrosunda bulunan personel” ola­
rak tanımlanan ve CİMER sistemi üzerinde ilgili kurum içerisinde en yetkili kişi olarak
belirlenen kamu görevlileri sistemin işleyişi açısından kritik bir rol üstlenmektedir. Yö­
neticilerin CİMER faaliyetlerine yönelik yüklendikleri en önemli görev başvuru akışı­
nın sorunsuz bir şekilde ilerlemesini sağlamaktır. Bu bağlamda, yasal dayanağını 3071
sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ile 4982 sayılı Bilgi Edinme Hak­
kı Kanunu’ndan alan 5690 sayılı CİMER Yönetmeliği, kurum yöneticileri için çeşitli
sorumlulukları beraberinde getirmektedir. Ayrıca, Cumhurbaşkanlığı tarafından yayımla­
nan 2024/14 sayılı “Rehberlik, Teftiş ve Denetim Faaliyetlerinin Düzenli ve Etkin Bir
Şekilde Yerine Getirilmesi” konulu Genelge’nin 6. maddesindeki “Vatandaşların usulüne
uygun müracaat ve şikâyetleri üzerinde hassasiyetle durulacak; kamu kurum ve kuruluş­
larına intikal eden başvuru ve ihbarlara ilişkin gerekli inceleme, denetim veya soruştur­
malara derhal başlanacak, sorumluları hakkında gerekli idari ve cezai işlemler gecik­
meksizin uygulanacaktır.” hükmü gereğince yöneticilerin CİMER yoluyla kurumlarına
iletilen başvuruların cevaplanması sürecinin her bir aşamasını titizlikle kontrol etmesi
ve sürecin devamlılığının sağlanması için gerekli tedbirleri alması zorunlu kılınmaktadır.
Yöneticiler aynı zamanda, sorumlu kişi olarak kurumlarında yürütülen CİMER faaliyetle­
rini takip etmeli ve sürecin etkili ve hızlı işleyişini temin etmelidir.
Bu çerçevede kurumlardaki yöneticiler;
•
Öncelikle sistemin tıkanmasını önleyecek teknik ve idari tedbirler almalıdır.
•
Kurumlarına iletilen başvuruların gelen kutusunda kalmamasına dikkat etmeli, ivedi­
likle kullanıcılara gönderilmesi ve yasal süreler içinde cevap verilmesinin sağlanması
yönünde gerekli tedbirleri almalıdır.
•
Başvuru yoğunluğuna göre CİMER’de görevlendirilen personel sayısının yeterli olup
olmadığını sürekli değerlendirmeli, eğer başvuruların makul sürelerde cevaplanma­
dığını veya ilgili yerlere sevk edilemediğini tespit ederse görevli personel sayısının
arttırılması için gerekli adımları atmalıdır.
17
- 13 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
•
CİMER için görevlendirilen personel izne çıktığında veya raporlu olduğunda yeri­
ne mutlaka başka personel görevlendirmeli ve başvuru cevap sürecinin sorunsuz bir
şekilde işlemeye devam ettiğinden emin olmalıdır. Aynı şekilde, bir personelin gö­
rev yeri değişecek, kişi emekli olacak veya başka bir şekilde görevinden ayrılacaksa
kendisine öncelikle üzerine zimmetli başvurulara mutlaka işlem yapması gerektiğini
hatırlatmalı ve kişinin üzerinde başvuru kalıp kalmadığını kontrol etmelidir.
•
CİMER “Kurum-Kullanıcı Takip” sekmesinde kayıtlı olan bir birimin kapatılması
gerektiğinde, öncelikle o birimin gelen kutusunda bekleyen başvurulara işlem yapıl­
masını sağlamalıdır.
•
5690 sayılı CİMER Yönetmeliği gereğince cevapların uygunluğundan esas sorumlu
olan cevap-onay yetkililerini titizlikle seçerek onlara asıl sorumluluğun kendilerinde
olduğunu ve yazılan cevapların hassasiyetle kontrol edilip onaylanması gerektiğini
hatırlatmalı, cevap onayda başvuru bekletilmemesi için gerekli uyarıları yapmalıdır.
•
Başvurular cevaplanırken İletişim Başkanlığına resmî yazı ile dönüş yapılmasına ge­
rek olmadığını, aksine başvurunun o birimdeki personel tarafından cevaplanması ve
sisteme işlenmesi gerektiğini sorumluluğu kapsamındaki kullanıcılara hatırlatmalıdır.
•
Hatası tespit edilen ve bilgilendirilen kullanıcıları sonrasında ısrarla hatalarını sür­
dürmeleri durumunda uyarmalı, kullanıcıların CİMER faaliyetlerinde iyileşme gö­
rülmemesi durumunda ise gerekli tedbirleri almalı, hatta mümkünse bir başkasının
görevlendirilmesini sağlamalıdır.
•
Kurumundaki bir kamu görevlisinin şikâyet edildiği durumlarda, başvurunun şikâyet
edilen kişiye ulaşmadan doğru yerlere sevk edilmesi ve cevaplanması için gerekli
özenin gösterilmesi konusunda uyarılar yapmalıdır.
18
- 14 -
BIRINCI BÖLÜM
Başvuru Cevap Sürecinde
Dikkat Edilecek Hususlar
- 15 -
Başvuru Cevap Sürecinde Dikkat Edilecek Hususlar
T.C. Cumhurbaşkanlığı İletişim Başkanlığı Halkla İlişkiler Dairesi bünyesinde oluş­
turulan İnceleme ve Denetim Koordinatörlüğü, CİMER başvurularına mevzuata uygun
şekilde cevap verilmesini sağlamak amacıyla çalışmalarını sürdürmektedir. Başvuruların
CİMER kullanıcıları tarafından yasal süreler içerisinde, resmî yazışma kurallarına uygun,
sade, açıklayıcı ve gerekçeli olarak cevaplanmasını ve sistemin tıkanmadan işlemesini
sağlamak Koordinatörlüğün temel amaçları arasında yer almaktadır. CİMER kullanıcıları
tarafından sistem üzerinde gerçekleştirilen işlemler ile başvurulara verilen cevaplar, Koor­
dinatörlük tarafından periyodik aralıklarla incelenmekte, raporlanmakta ve takip edilerek
performans değerlendirmesi yapılmaktadır. Söz konusu çalışmalar, dört farklı birim tara­
fından yürütülmekte olup bu birimlerin görev dağılımı, aralarındaki ilişkiler ve sürecin
işleyişi aşağıdaki diyagramda gösterilmektedir.
İNCELEME VE DENETIM
KOORDINATÖRLÜĞÜ BIRIMLERI VE İŞ AKIŞI
DENETİM
KONTROL
İLETİŞİM
TAKİP VE
BİRİMİ
BİRİMİ
BİRİMİ
RAPORLAMA
BİRİMİ
Denetim Birimi,
Kontrol Birimi,
İletişim Birimi, Kontrol
Takip ve Raporlama
CİMER kullanıcılarının
Denetim Biriminin
Biriminin belirlediği
Birimi, hataları
başvurulara verdikleri
çalışma notlarını
kullanıcılara ve
hakkında
cevapları inceleyerek
kontrol eder ve
yöneticilerine tespit
bilgilendirilen
hataları tespit eder
uyarılması gereken
edilen hatalar ve
kullanıcıların
ve çalışma dosyasına
kullanıcıları tespit
bu hataların nasıl
hatalarını tekrar edip
kaydeder.
eder.
düzeltilebileceği
etmediklerini takip
konusunda telefon,
eder ve inceleme
elektronik posta ve
sürecinde elde edilen
resmî yazı yoluyla bilgi
verileri rapor hâline
verir.
getirir.
21
- 16 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Vatandaşların dilekçe hakkı kapsamında yaptıkları başvurulara 3071 sayılı Dilekçe
Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun gereğince otuz gün, bilgi edinme hakkı kapsamında
yaptıkları başvurulara 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu gereğince on beş iş günü
içerisinde cevap verilmesi gerekmektedir. Diğer yandan, başvurulara verilen cevaplar söz
konusu kanunlar ile 5690 sayılı Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi Yönetmeliği’nde be­
lirtilen kurallar çerçevesinde yazılmalıdır. Dolayısıyla İnceleme ve Denetim Koordinatör­
lüğü, CİMER kullanıcılarının sistem üzerindeki faaliyetlerini bu çerçevede incelemeden
geçirmektedir. Bir taraftan cevap süreci işleyiş yönünden incelenirken diğer taraftan cevap
metinleri içerik ve biçim yönünden kontrol edilmektedir. Başvurulara yasal süreler içeri­
sinde cevap vermeyen ya da verdiği cevaplarda hata tespit edilen kullanıcılar telefonla ve
elektronik posta yoluyla bilgilendirilmektedir. Bilgilendirme aşamasından sonra hataların
tekrar edip etmediği kontrol edilerek kurumların ve kullanıcıların performanslarındaki de­
ğişim izlenmektedir. Böylece, kurumların CİMER performansları karşılaştırmalı olarak
raporlaştırılmakta ve hazırlanan raporlar kurum yöneticileri ile paylaşılmaktadır. Ayrıca,
hatalı davranışları tekrarlayan kullanıcılar resmî yazı ile yöneticilerine bildirilmekte ve
gerektiğinde ilgili kullanıcılar sistem üzerinde pasif hâle getirilmektedir.
Denetim sürecinde, kurumların performanslarını karşılaştırmaya imkân tanıyan bir
puanlama sistemi kullanılmaktadır. Bunun için, inceleme faaliyetleri ve kullanıcılar ile
gerçekleştirilen görüşmeler sonucunda her kurum için bir “denetim puanı” belirlenmekte­
dir. Denetim puanları temelde, vatandaşların memnuniyet düzeyinin en önemli göstergesi
olan ve anketler aracılığıyla belirlenen “memnuniyet puanı”nın dengelenebilmesi amacıy­
la oluşturulmaktadır. Nihayetinde vatandaşların ve denetim ekiplerinin değerlendirmeleri
birleştirilerek bir “kurum puanı” hesaplanmaktadır. Sürecin daha iyi işletilebilmesi için
denetim ekiplerinin çalışmalarına kaynaklık eden memnuniyet puanı, başvurulara verilen
cevapların kalitesi ve işlem süresi ile doğrudan ilişkilidir. Denetim puanı da aynı şekilde
cevapların net ve anlaşılır olması, gerekçeli olarak yazılması, cevaplarda resmî bir üs­
lup kullanılması ve başvurulara yasal süreler içerisinde işlem yapılması gibi hususlar göz
önünde bulundurularak belirlenmektedir. Sonuç olarak hem memnuniyet hem de denetim
puanının yükselmesi ve dolayısıyla kurum puanının artması, kılavuz boyunca üzerinde
durulan noktalara ne kadar özen gösterildiğine bağlıdır. Bu bağlamda, CİMER’de başvuru
cevap sürecinde kalitenin artırılması, sürecin belirli kurallar çerçevesinde yürütülebilmesi
22
- 17 -
Başvuru Cevap Sürecinde Dikkat Edilecek Hususlar
ve cevap metinlerinde bir standardın sağlanabilmesi için dikkat edilmesi gereken unsurlar
kılavuzun bu bölümünde ayrı başlıklar hâlinde açıklanmıştır. Öncelikle cevap sürecinin
sağlıklı bir şekilde işleyebilmesi ve sistemde tıkanıklık yaşanmaması için önem arz eden
hususlar detaylarıyla ele alınmıştır. Devam eden sayfalarda ise cevap metinlerine odakla­
nılarak metinlerin hem içeriklerine hem de biçimlerine yönelik öneriler sıralanmıştır. Bu
bölümde açıklanan hususlar, ilerleyen bölümlerde CİMER sisteminden alınan hatalı cevap
metinleri ve denetimler sonrasında görülen iyileşmelerle örneklendirilmiştir.
23
- 18 -
1.1. İşleyişe İlişkin Dikkat
Edilmesi Gerekenler
1.1.1. Sevk ve İade İşlemleri
1.1.2. Kişisel Bilgilerin Görüntülenmesi ve
Paylaşılması
1.1.3. Başvuru İptal İşlemleri
- 19 -
Başvuru Cevap Sürecinde Dikkat Edilecek Hususlar
1.1. İşleyişe İlişkin Dikkat Edilmesi Gerekenler
1.1.1. Sevk ve İade İşlemleri
• 5690 sayılı CİMER Yönetmeliği gereği, mevzuatında özel başvuru usulü öngörülen
durumlar haricinde, kurum ve kuruluşlarca başvuru sahiplerine “başvurusunun değer­
lendirmeye alınabilmesi için doğrudan ilgili kurum veya kuruluşa başvurmaları gerek­
tiği” yönünde cevap verilmemelidir. Başvurular, başvurunun geldiği kamu kurumu
tarafından ilgili kurumlara sevk edilmelidir.
• Kamu kurumları tarafından kendi görev alanları dışında kalan başvurulara ke­
sinlikle cevap verilmemelidir. CİMER Yönetmeliği’nin 7. maddesindeki “CİMER’e
yapılan başvurular ivedilikle başvuruya işlem yapmak suretiyle cevap verecek ilgili
kurum ve kuruluşa ulaştırılır.” hükmü ile “Kurum ve kuruluşların kendileri ile ilgili
görmedikleri başvurular, CİMER Kapısı aracılığıyla başvurunun yapıldığı kurum ve
kuruluş tarafından gerekçesiyle birlikte ilgili kurum ve kuruluşa iletilir.” hükmü ge­
reğince ivedilikle ilgili kuruma sevk edilmeli ya da geldiği kuruma iade edilmelidir.
Başvurulara, başvuru konusunun ilgili kamu kurumunun görev alanına girmedi­
ğini veya söz konusu kurumu ilgilendirmediğini belirten cevaplar yazılmamalıdır.
Bu durumda başvuru sürecinin sonlandırılmış olacağı unutulmamalıdır. Kurumların
görev alanları dışında kalan başvurular ilgili kurumlara sevk edilmeli, doğrudan sevk
etmenin mümkün olmadığı durumlarda, başvuruyu gönderen kuruma sevk notu ile bir­
likte iade edilmelidir. Böylece, başvuru süreci sonlandırılmamış olacak ve başvurunun
ilgililer tarafından cevaplanması sağlanabilecektir.
• Birden fazla konu içeren ve birden çok kamu kurumuna sevk edilen başvurularda
her kurum kendi görev alanı ile ilgili cevap vermelidir.
• Talebi anlaşılamayan, bilgi eksikliği olan veya başvurunun geldiği ilk kamu kurumu
tarafından da cevaplanabilir olan başvurular gereksiz yere sevk edilmemeli, başvuruyu
açan ilk kurum tarafından ilgili hazır cevap şablonları ile cevaplanmalı ve süreç son­
landırılmalıdır.
• Cevap metninde başvurunun başka kuruma sevk edildiği yazılmamalıdır. Cevap
metni, sevk notu yazıldığı zannedilerek oluşturulduğunda başvuru süreci sonlandırı­
lacağından başvurunun sevk/iade edildiği düşünülen kurumlara ulaşamayacağı göz
önünde bulundurulmalıdır.
• Bir başvuruya cevap verilebilmesi için araştırma, soruşturma veya başka kurumlar­
la iletişime geçme gibi zaman alacak faaliyetlerin yapılması gerektiğinde, 5690 sayılı
25
- 20 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
CİMER Yönetmeliğinin 8. maddesinin üçüncü fıkrası uyarınca başvuru sahibine mut­
laka “ara cevap” verilmeli ve başvurusu hakkında yapılan işlemlerin devam ettiği
bildirilmelidir. Ayrıca, beklemeye alınan başvurulara makul süre içerisinde cevap ya­
zılmasına özen gösterilmelidir.
• 5690 sayılı CİMER Yönetmeliği’nin 7. maddesinin dördüncü fıkrasındaki “Baş­
vuru konusu, bir kamu kurum ve kuruluş personeli ya da yöneticisi hakkında şikâyet
niteliğinde ise başvuru bir üst amire gönderilir ve şikâyet bu amir tarafından işleme
alınarak başvuru sahibine cevap verilir.” hükmü uyarınca; kamu personelini şikâyet
içerikli başvurular şikâyet edilen personele gönderilmemeli, bir üst amirde kal­
malıdır. Başvuru, bir üst amir tarafından işleme alınmalı ve cevaplanmalıdır. Bu tür
başvuruların sevk işlemleri sırasında şikâyet edilen personele iletilmemesi için
mutlaka “Gönderilemeyecek Kurumlar” sekmesinden ilgili kurum seçilmelidir.
Şikâyet başvurularında başvurunun iletilmemesi gereken kurumun bu bölümde işaret­
lenmemesi, hata olarak kaydedilmektedir.
• Teşekkür türünde yapılan başvurular içeriğine göre teşekkür edilen kamu görev­
lisinin kendisine veya bir üst amirine gönderilmelidir. Bu tür başvurulara çok kısa
cevaplar verilmemeli, uygunluğuna göre “KURUM VE PERSONEL TEŞEKKÜRÜ”
başlıklı hazır cevap şablonu kullanılmalıdır.
• Sayın Cumhurbaşkanımız ile görüşme talebi içeren başvurular cevaplanmamalı
veya alt birimlere sevk edilmemeli, doğrudan CİMER’e sevk edilmelidir.
• Başvurulara mutlaka sistem üzerinde cevap verilmelidir. 5690 sayılı CİMER Yö­
netmeliği’nin 8. maddesinin ikinci fıkrası uyarınca cevaplar resmî yazı ile ayrıca İleti­
şim Başkanlığına gönderilmemelidir.
• Bir başvuru toplu şekilde bütün valiliklere veya bakanlıklara sevk edilmemelidir.
Bu uygulama kurumların iş yükünü ciddi bir şekilde arttırdığından başvurular yalnızca
ilgili olabilecek kurumlara gönderilmelidir.
1.1.2. Kişisel Bilgilerin Görüntülenmesi ve Paylaşılması
• Başvuru sahibinin kimlik ve iletişim bilgilerinin kapalı olması başvuruya ilişkin
işlem yapılmasına bir engel teşkil etmemektedir.
• Başvuru sahibinin kimlik ve iletişim bilgilerinin görüntülenememesi sebebiyle
ilgili başvuruya ilişkin işlem yapılamadığı yönünde cevaplar verilmemelidir.
26
- 21 -
Başvuru Cevap Sürecinde Dikkat Edilecek Hususlar
• Başvuru metninde incelemeye yeterli bilgi bulunduğu hâlde başvuru sahibinin kim­
lik ve iletişim bilgileri görüntülenmemelidir.
• Kimlik ve iletişim bilgilerinin görüntülenmesinin gerekli olduğu durumlarda “Kim­
lik Bilgilerini Göster” özel yetkisi bulunmayan CİMER kullanıcıları, aynı kurum
içerisinde veya bir üst kurumda kimlik bilgisi görme yetkisine sahip kullanıcıdan bu
bilgileri talep etmeli ve bilgiler kendisine ulaştıktan sonra başvuruya işlem yapmalıdır.
• Bir başvurunun cevaplanması sürecinde, kişinin başvuru evveliyatının görüntü­
lenebiliyor olması sebebiyle, yıldızlanan kimlik ve iletişim bilgileri ihtiyaç hâlinde
açıldıktan sonra, 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu gereğince, cevap
metninde, ekli dosya içeriğinde veya ekli dosya isminde kullanılmamalı ve kişisel
bilgilerin gizli tutulması hususuna özen gösterilmelidir. Böylece, başvuru sahibinin ki­
şisel bilgilerinin ilgisi ve yetkisi olmayan kişilerce görüntülenmesi ihtimalinin önüne
geçilmelidir.
• Başvuru sahibinin kimlik ve iletişim bilgileri sevk notu veya kuruma özel not
ile paylaşılmamalıdır. Bu notların tüm kullanıcılar tarafından görüntülenebilece­
ği unutulmamalıdır.
• Başvuru sahibinin kimlik ve iletişim bilgilerinin yer aldığı cevap metinlerinin ya
da ekli dosyaların başvuru sahibine iletilmesinin zorunlu olduğu hâllerde bu içerikler
CİMER sistemi üzerinden değil, kurumsal elektronik posta adresi üzerinden başvuru
sahibine gönderilmelidir. Yapılan işlemlere ilişkin gerekli açıklamalar, kişinin kimlik
ve iletişim bilgilerini içermeyecek şekilde CİMER başvurusunun cevabına işlenmeli­
dir.
1.1.3. Başvuru İptal İşlemleri
• 5690 Sayılı CİMER Yönetmeliği’nin 9. maddesinin birinci fıkrasının “CİMER’e
yapılan bir başvurunun geri alınması ya da değerlendirmeye alınmaması talebi, ancak
bu başvuruya yönelik işlemler sonuçlanmamış olması şartıyla istenebilir. Konusu iti­
barıyla geçerliliği kalmayan başvurular için geri alma ya da değerlendirmeye alınma­
ma talebinde bulunulamaz.” hükmü gereğince, bir başvuru ancak cevap verilene kadar
geçen süre içerisinde iptal edilebilmektedir. Bu sebeple, başvuru iptal taleplerinde ip­
tali istenen başvuruya ilişkin işlemin sonuçlanıp sonuçlanmadığına dikkat edilmelidir.
• Konusu itibarıyla geçerliliği kalmayan başvurular için “KARŞILANMAYAN İP­
TAL BAŞVURULARI” başlıklı hazır cevap şablonu, işlemi devam eden/henüz sonuç­
lanmayan başvurular için “BAŞVURU İPTAL TALEBİ” başlıklı hazır cevap şablonu
kullanılmalıdır.
27
- 22 -
1.2. İçeriğe İlişkin Dikkat
Edilmesi Gerekenler
- 23 -
Başvuru Cevap Sürecinde Dikkat Edilecek Hususlar
1.2. İçeriğe İlişkin Dikkat Edilmesi Gerekenler
• 3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun ile 4982 sayılı Bilgi Edin­
me Hakkı Kanunu’na istinaden, CİMER sistemine yapılan başvuruların sonuçları hak­
kında başvuru sahiplerine gerekçeli olarak cevap verilmelidir. Dolayısıyla, başvurular
hakkında yapılan işlemler gerekçesiyle birlikte, açıklayıcı bir şekilde, sade ve resmî bir
üslup kullanılarak yazılmalıdır.
• Başvurulara çok kısa cevaplar verilmemeli, cevaplar başvuruların içeriğini karşıla­
malı ve başvurular ile cevap metinleri arasında nedensellik bağı olmalıdır.
• Cevap metinlerinde konuşma dili kullanılmamalı ve başvurulara tartışma üslubuyla
cevap verilmemelidir.
• CİMER sisteminde “on sekiz yaş altı” etiketiyle işaretlenen çocuk başvurularına
cevap verilirken resmî bir dilden ziyade, çocukların anlayabileceği bir dil ile sevecen
ve samimi bir üslup tercih edilmelidir.
• Kamu kurumunda görevli bir personelin veya yöneticinin şikâyet edildiği başvu­
rularda, başvuruya dair inceleme ve değerlendirme süreçlerinde yapılan işlemler ve/
veya savunmalar nihai sonuç olarak kabul edilemeyeceğinden, şikâyet edilen kişi ya
da kurum tarafından yazılan savunma veya açıklama yazısı direkt cevap olarak
gönderilmemelidir. Süreç ve savunmalar kurumlarca değerlendirilmeli ve varılan
sonuçlar cevap metninde bildirilmelidir.
• Başvuru sahiplerine elektronik posta, telefon veya mektup kanallarıyla verilen ce­
vapların içerikleri CİMER sistemine işlenmeli, “telefonla cevap verilmiştir” şeklinde
cevap yazılmamalıdır.
• Cevap metinlerinde başvuru tarihi/sayısı/özetine yer verilmemelidir. Başvurulara
olabildiğince anlaşılır ve öz cevaplar verilmelidir.
• Cevaplarda kişisel ifadeler kullanılmamalı, cevap metni birinci tekil şahıs kulla­
nılarak yazılmamalıdır (“Saygılarımla”, “Başvurunuzu inceledim”, “Tarafınıza bilgi
verdim” vb.).
29
- 24 -
1.3. Biçime İlişkin Dikkat
Edilmesi Gerekenler
1.3.1. Türkçe Dil Bilgisi Kurallarına Uygunluk
1.3.2. Hitap Kullanımı
1.3.3. Hazır Cevap Şablonları
1.3.4. Ekli Dosyalar
- 25 -
Başvuru Cevap Sürecinde Dikkat Edilecek Hususlar
1.3. Biçime İlişkin Dikkat Edilmesi Gerekenler
CİMER Yönetmeliği’nin 4. maddesinin dördüncü fıkrasındaki “CİMER personeli;
CİMER Kapısı aracılığıyla yapılan işlemler ve verilen cevapların resmi yazışma niteliğin­
de olduğu, bu kapsamda tesis edilen her türlü idari işlem ve eylemlerin ilgili kurum ve ku­
ruluş adına hukuki sonuç doğuracağı bilinciyle hareket eder.” hükmü gereğince CİMER
sistemine yazılan cevapların resmî yazışma niteliğinde olması gerektiği unutulmamalıdır.
1.3.1. Türkçe Dil Bilgisi Kurallarına Uygunluk
CİMER Yönetmeliği’nin “Başvuruların cevaplanması” başlıklı 8. maddesinin beşinci
fıkrasında bulunan “CİMER’e yapılan başvurulara verilecek cevaplar, cevap-onay yetki­
lisinin bilgisi ve onayı dâhilinde; Türkçe dil bilgisi kurallarına uygun, sade ve resmi bir
üslup ile gerekçeli olarak verilir” hükmü gereğince cevap metinlerinde aşağıdaki husus­
lara dikkat edilmelidir:
• İmla hatası bulunmamalıdır.
• Gereksiz büyük harf kullanılmamalı, metnin tamamı büyük harflerle yazılmamalı
ve büyük/küçük harf kullanımına özen gösterilmelidir.
• Noktalama işaretleri yerinde ve doğru kullanılmalıdır.
• Cümleler sade, açıklayıcı ve anlaşılır bir şekilde yazılmalı, anlatım bozukluğu ya­
pılmamalıdır.
• Cümleler eksik bırakılmamalı, tamamlanmış cümleler kullanılmalıdır.
• CİMER kelimesi bir kısaltma olduğu için ya tamamı büyük harflerle “CİMER” ya
da yalnızca baş harfleri büyük olacak şekilde “Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi”
olarak yazılmalıdır.
1.3.2. Hitap Kullanımı
• Bir başvuruya işlem yapılabilmesi için başvuru sahibinin kimlik ve iletişim bilgileri
görüntülendiyse bile cevap metnine kişinin adı soyadı ile başlanmamalıdır. Cevap­
larda hitap bölümü sistem tarafından otomatik olarak oluşturulduğu için ayrıca
hitap ifadesi kullanılmamalıdır.
31
- 26 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
• Cevap metinlerine “Başvurunuz incelenmiştir.” ifadesi ile giriş yapılmalı; “Bilgini­
ze sunulur.” cümlesi ile son verilmelidir.
• Başvurulara yazılan cevaplar doğrudan başvuru sahibi tarafından okunacağı için
cevap metinleri CİMER’e değil, başvuru sahibine hitaben yazılmalıdır.
1.3.3. Hazır Cevap Şablonları
• Gerekli durumlarda CİMER sisteminde mevcut olan hazır cevap şablonları kulla­
nılmalı, ancak başvuru içeriğine uygun olmayan, ilgisiz şablonlar yersiz bir şekilde
kullanılmamalıdır.
• Bazı hazır cevap şablonlarında yer alan “…..” bölümleri doğru şekilde doldurulma­
lı, başvurular bu kısım boş bırakılarak cevaplanmamalıdır.
• Sistemde güncel olmayan hazır cevap şablonları kullanılmamalıdır.
1.3.4. Ekli Dosyalar
• Ekli dosyalar “JPEG, PNG, TIF veya PDF” formatında hazırlanmalıdır.
• Cevap metnine eklendiği belirtilen belgelerin sisteme yüklenip yüklenmediği kont­
rol edilmelidir.
• Cevap metnine eklenecek belgeler resmî belge niteliğinde olmalı, başvuru ile ilişki­
li olmalı ve anlaşılır bir dille yazılmalıdır.
• Ekli dosya isimleri resmî, anlaşılır, yazım kurallarına uygun olarak ve kişisel bilgi­
leri içermeyecek biçimde hazırlanmalıdır.
• Ekli dosya isimlerine “…. sayılı başvuru cevabı” ismi verilmelidir.
32
- 27 -
İKİNCİ BÖLÜM
Başvuru Cevap Sürecinde
Yapılan Hatalara Örnekler
- 28 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
Kılavuzun bu bölümünde İnceleme ve Denetim Koordinatörlüğünün başvurulara veri­
len cevaplar ile başvuruların sevk süreçlerine ilişkin yaptığı periyodik incelemeler sırasın­
da karşılaşılan hatalı durumlar örneklendirilmiştir. Başvuruların şikâyet edilen personele
sevk edilmesi veya ilgisiz hazır cevap şablonu kullanılması gibi, hataların yalnızca cevap
metnine bakılarak anlaşılamayacağı durumlarda başvuru metinleri de örneklere eklenmiş­
tir. Kılavuz boyunca kullanılan örnekler, başvuru sahiplerinin kimlik, iletişim ve adres
bilgileri, hassas içerikli cümleler, yer belirten ifadeler, tarihler ile kurum kuruluş isimleri
yıldızlanarak veya kapatılarak gösterilmiştir. Aynı zamanda, gerçekçiliği zedelememek
adına kılavuzda gösterilen cevap metinlerinin orijinallerine hiçbir şekilde dokunulmamış
ve düzeltme yapılmamıştır.
Başvuru cevap sürecine ilişkin tespit edilen hatalar, bir önceki bölümde dikkat çekilen
hususlar göz önünde bulundurularak gruplandırılmış, cevap metinleri üzerinde o başlığa
ilişkin hatalar kırmızı renkle, diğer hatalar ise mavi renkle işaretlenip detaylı bir şekilde
açıklanmıştır. Örneklerin açıklamasında, cevap niteliğinin artırılması noktasında dikkat
edilmesi ve düzeltilmesi gereken hususlar her hata başlığı için ayrı ayrı sıralanmıştır.
5690 sayılı CİMER Yönetmeliği’nin 8. maddesinin beşinci fıkrası gereğince, cevap
metinlerinin uygun şekilde yazılmasında esas sorumluluk cevap-onay yetkilisindedir.
Cevap-onay yetkilisi, imza yetkisini haiz olmak üzere cevabı hazırlayan kişinin unvanına
eşit veya daha üst düzeyde olan ve kurumu adına başvuru sahibine gönderilmek üzere ha­
zırlanan cevabın uygunluğundan sorumlu olan personeldir. Bu sebeple, başvuruları ce­
vaplayan kullanıcıların yanı sıra cevap-onay yetkililerinin de bu bölümde yer alan hatalara
dikkat etmesi ve tekrarların önlenmesi için gerekli özeni göstermesi oldukça önemlidir.
35
- 29 -
2.1. İşleyişe İlişkin Hata
Örnekleri
2.1.1. Sevk ve İade İşlemlerine İlişkin Hata
Örnekleri
2.1.1.1. Kurumun Görev Alanına Girmeyen
Başvuruların Cevaplanması
2.1.1.2. Sevk Notunun Sehven Cevap Metnine
Yazılması
2.1.1.3. Başvurunun Şikâyet Edilen Kamu
Personelinin Kendisine Gönderilmesi
2.1.1.4. Sayın Cumhurbaşkanımız ile Görüşme
Talebi İçeren Başvuruların Cevaplanması
2.1.1.5. Başvuruya Verilen Cevabın Kurum
Tarafından Resmî Yazı ile İletişim Başkanlığına
Gönderilmesi
- 30 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
2.1. İşleyişe İlişkin Hata Örnekleri
2.1.1. Sevk ve İade İşlemlerine İlişkin Hata Örnekleri
2.1.1.1. Kurumun Görev Alanına Girmeyen Başvuruların
Cevaplanması
Aşağıdaki örneklerde, başvuru konusunun kurumun görev alanlarına girmediğinin ve
başka bir kuruma başvurulması gerektiğinin yazıldığı cevap metinleri gösterilmiştir. Bu
cevapların verilmesiyle başvuru süreci sonlandırılmıştır.
Doğrusu: Herhangi bir CİMER başvurusu ilgili kuruma yanlışlıkla geldiyse, başka bir
deyişle başvurunun konusu o kurumun görev alanına girmiyorsa, cevap metnine “başka
kuruma başvurulması gerektiği” yazılmamalıdır. Başvurunun cevaplanması durumunda,
vatandaşın sorunu çözülmemiş olacak ve çözüm süreci uzayacaktır. Kurumun görev ala­
nına girmeyen başvurular ilgili kurumlara sevk edilmeli, doğrudan sevki yapılamıyorsa
geldiği yere sevk notu ile iade edilmedir.
Örnek 1
Hatalı Cevap Metni:
Şikayetinizin konusu, Kurumumuzun çalışma alanı dışındadır. İlgili kurumlara (**** ***
********** ve ilgili belediyeler) müracaat etmeniz gerekmektedir.
37
- 31 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Örnek 2
Hatalı Cevap Metni:
Dilekçenizde bahsi geçen çalışma Kurumumuz görev tanımına girmemekte olup , Dere ve
çayların islahı ***** Kurumu görev tanımına girmektedir. talebinizi bu kuruma iletmeniz
gerekmektedir. Gereğini bilgilerinizi rica ederiz.
*Bu örnekte ayrıca imla ile noktalama hatalarının bulunduğu ve büyük/küçük harf kullanımına özen
gösterilmediği görülmektedir.
2.1.1.2. Sevk Notunun Sehven Cevap Metnine Yazılması
Aşağıdaki örneklerde başvurunun geldiği kurum tarafından sevk veya iade edilmesi
gerektiği düşünülen kurum not edilerek başvuru cevaplanmıştır. Ancak, başvuruya cevap
verildiğinde başvuru süreci sonlandırılmakta ve başvuru sevk veya iade edildiği yazılan
kurumlara ulaşamamış olmaktadır. Bazı durumlarda CİMER kullanıcısı tarafından sevk
notu yazılmak istenirken yanlışlıkla bu not cevap metnine yazılmakta ve kullanıcı başvu­
ruyu sehven sonlandırmaktadır.
Doğrusu: Başvuruya doğru kurum tarafından işlem yapılabilmesi için başvuru sevk
notu yazılarak ilgili kuruma gönderilmeli, eğer sevk edilemiyorsa yine sevk notu yazılarak
geldiği kuruma iade edilmelidir.
Örnek 3
Hatalı Cevap Metni:
ALTYAPI VE KENTSEL DÖNÜŞÜM HİZMETLERİNDEN SORUMLU ŞUBE MÜDÜRLÜĞÜNE
GÖNDERİLMEK ÜZERE İADE EDİLMİŞTİR.
*Bu örnekte ayrıca metnin tamamının büyük harflerle yazıldığı görülmektedir.
38
- 32 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
Örnek 4
Hatalı Cevap Metni:
İLGİSİ NEDENİYLE ****** BELEDİYESİNE HAVALESİ
*Bu örnekte ayrıca tamamlanmamış cümle kullanıldığı, metnin tamamının büyük harflerle yazıldığı ve
noktalama işareti kullanılmadığı görülmektedir.
2.1.1.3. Başvurunun Şikâyet Edilen Kamu Personelinin Kendisine
Gönderilmesi
Aşağıdaki örneklerde, başvuru metninde şikâyet edilen kamu personelinin kendisinin
başvuruyu cevaplayabileceği ya da görüntüleyebileceği şekilde sevk işlemi gerçekleşti­
rilmiştir. Hatta bazı durumlarda, yanlış bir uygulama olmasına rağmen, cevap yazan kişi
cevap-onay yetkisine de sahip olmaktadır. Örneklerden ilk üçünde şikâyet konusu olan
kişinin yazılan cevap metnini onayladığı, son örnekte ise şikâyet edilen kişinin başvuruya
hem cevap yazdığı hem de kendi yazdığı cevabı onayladığı görülmektedir.
Doğrusu: Kamu personelinin şikâyet edildiği bir başvuru ile karşılaşıldığında, şikâyet
edilen kişinin eylemlerinin bir üst amir/kurum tarafından incelenmesi gerektiği unutulma­
malıdır. Bu sebeple, sevk işlemi sırasında “Gönderilemeyecek Kurumlar” sekmesinden
ilgili kurumlar seçilerek başvuru bir üst amire iletilmeli, başvurunun şikâyet edilen perso­
nele ulaşması engellenmelidir. Eğer kurumun yöneticisi şikâyet edilmişse, başvuru bir üst
kurumda kalmalı, yani yöneticisi şikâyet edilen kuruma gönderilmemelidir.
39
- 33 -
Görsel
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Örnek 5
Başvuru Metni:
Sayın Cumhurbaşkanım, ben ******* *********** de işçi olarak 4 aydır çalışıyorum, maaşım
3 aydır eksik yatıyor. Yeni düzenleme de olan ilave tadiye ücretini almak istiyorum ama
onuda yatırmazlar maaşı zor alıyoruz. Sizden ricam ********** personeli olarak bu sorunun
giderilmesini istiyoruz.
Gereğinin yapılmasını arz ederim.
******** ******* Y**** B****
****** /********** ******* Mahallesi
Başvuru Hareketleri
(Şikâyet edilen kişinin onayladığı cevap metni)
40
- 34 -
Görsel
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
Örnek 6
Başvuru Metni:
***** ******** ********* ********** yıllardır hizmet alamıyoruz ************* ne yol ne temizlik
ne de aydınlatma var doğru düzgün hizmet yapılmıyor (…) E*** A**** oy amaçlı köy halkına
ev yaptırma sözü vererek oy toplamış bulunmaktadır ********* gelen paraların ve ************
takip edilmesini talep ediyorum. Fotoğraf var ama atamıyorum burdan boyutu büyük olduğu
için sizden ricam belediyenin sıkı takibinin yapılması.
Başvuru Hareketleri
(Şikâyet edilen kişinin onayladığı cevap metni)
41
- 35 -
Görsel
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Örnek 7
Başvuru Metni:
Sayın başkanım ***** ***** devlet hastanesinde tıbbi sekreter olarak görev yapıyorum. Tek
başıma 9 tane bölüme bakıyorum beni en zor yere verdiler. Önceki yerim diş polikliniğiydi
(...) şimdi de dişimden ameliyat oldum ******** A******** Ç**** raporumu kabul etmedi
gereğinin yapılmasını saygılarımla arz ederim.
Başvuru Hareketleri
(Şikâyet edilen kişinin onayladığı cevap metni)
42
- 36 -
Görsel
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
Örnek 8
Başvuru Metni:
19 ŞUBATTA (...) İÇİN 112 Yİ ARADIM. POLİS EKİBLERİ BENİ (...) İL MÜDÜRLÜĞÜNE
GÖTÜRDÜ (…) BEN KISACASI ****** **** ****** *********** MÜDÜRÜ VE SORUMLU
S**** HANIMDAN ŞİKAYETÇİYİM. BENİ BİR (...) YERLEŞTİREMEDİLER.BENİM TALEBİM
OLURSA ***** (...) KALICI BİR YER İSTİYORUM.
Başvuru Hareketleri
(Şikâyet edilen kurum yöneticisinin kendisinin hem yazıp hem
onayladığı cevap metni)
43
- 37 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
2.1.1.4. Sayın Cumhurbaşkanımız ile Görüşme Talebi İçeren
Başvuruların Cevaplanması
Sayın Cumhurbaşkanımız ile görüşme talebi içeren başvuruların başvurunun geldiği
kurum tarafından doğrudan cevaplanması hatalı bir işlemdir. Aşağıdaki örnekte bu tür bir
başvuruya bir kamu kurumu tarafından verilen cevap metni gösterilmiştir.
Doğrusu: Sayın Cumhurbaşkanımız ile görüşme talebi içeren başvuruların CİMER ta­
rafından cevaplanması gerektiği için bu tür başvurular CİMER’e sevk edilmeli, doğrudan
sevk edilemiyorsa geldiği kuruma sevk notu ile iade edilmelidir.
Örnek 9
Hatalı Cevap Metni:
(Bir Valilik tarafından verilen cevap metni)
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezine yapmış olduğunuz başvurunuz incelenmiştir. Nazik
davetiniz bizleri memnun etmiştir.Sayın Cumhurbaşkanımızın yoğun programı nedeniyle
davetinize icabet edemeyeceğini bildirir, göstermiş olduğunuz ilgi ve teveccühten dolayı
teşekkürlerimizi sunarız.
44
- 38 -
Görsel
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
2.1.1.5. Başvuruya Verilen Cevabın Kurum Tarafından Resmî Yazı ile
İletişim Başkanlığına Gönderilmesi
Aşağıda CİMER başvurularına verilen cevapların resmî yazı şeklinde İletişim Başkan­
lığına iletildiği hatalı durumlar örneklendirilmiştir.
Doğrusu: CİMER başvurularına verilen cevapların sistem üzerinden başvuru sahibine
gönderilmesi yeterlidir. Cevaplar İletişim Başkanlığına gönderilmemelidir. Bu durum bir
hata olarak kabul edilmekte ve takip edilmektedir. Dolayısıyla, tekrarının önlenmesi için
özen gösterilmelidir.
Örnek 10
İletişim Başkanlığına Gönderilen
Resmî Yazı:
45
- 39 -
Görsel
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Örnek 11
İletişim Başkanlığına Gönderilen
Resmî Yazı:
46
- 40 -
2.1. İşleyişe İlişkin Hata
Örnekleri
2.1.2. Kişisel Bilgilerin Görüntülenmesi ve
Paylaşılmasına İlişkin Hata Örnekleri
2.1.2.1. Cevap Metnine Kişisel Bilgilerin
Görüntülenemediği Gerekçesiyle İşlem
Yapılamadığının Yazılması
2.1.2.2. Kişisel Bilgilerin Cevap Metninde, Sevk
Notunda, Ekli Dosya İsim ve İçeriklerinde Açıkça
Yazılması
- 41 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
2.1.2. Kişisel Bilgilerin Görüntülenmesi ve Paylaşılmasına İlişkin
Hata Örnekleri
2.1.2.1. Cevap Metnine Kişisel Bilgilerin Görüntülenemediği
Gerekçesiyle İşlem Yapılamadığının Yazılması
Vatandaşların CİMER’e başvuru yaparken kimlik ve iletişim bilgilerini girmeleri ilgili
mevzuat uyarınca zorunlu tutulmaktadır. Ancak, öncelikle başvurunun içeriğine odakla­
nılması ve kişisel bilgilerin yalnızca işlem yapılabilmesi için gerekliyse açılması uygun
olacağından bu bilgiler CİMER sisteminde yıldızlanarak gösterilmektedir. Bu durum baş­
vurulara işlem yapılmasına engel teşkil etmemektedir. Aşağıdaki örneklerde başvuru sa­
hibine kimlik ve iletişim bilgileri görüntülenemediğinden başvuruya işlem yapılamadığı
belirtilerek hatalı cevaplar yazılmış ve süreç sonlandırılmıştır.
Doğrusu: Kişisel bilgileri görüntüleme yetkisi kurumlarda yalnızca bazı CİMER kul­
lanıcılarına tanımlanmıştır. Bu doğrultuda CİMER kullanıcıları öncelikle başvuru metni­
ne odaklanmalı ve başvuru konusuna ilişkin işlemleri yürütmeli, kişisel bilgileri yalnızca
gerekliyse açmalıdır. Görüntüleme yetkisi olmayan kullanıcılar, başvuruya işlem yapıla­
bilmesi için bu bilgilere ulaşılmasının zorunlu olduğu durumlarda, kurumunda bu yetkiyi
haiz olan kullanıcıdan bilgileri talep etmelidir. Yetkili kullanıcılar da bilgileri ihtiyacı olan
kullanıcılara ivedilikle göndermelidir. Sonrasında başvuruya gerekli işlemler yapılmalı,
yapılan işlemlerin sonucu başvuru sahibine cevap olarak yazılmalıdır.
Örnek 12
Hatalı Cevap Metni:
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezine yapmış olduğunuz başvurunuz incelenmiş ancak
başvurunuzda kimlik bilgileri belirtilmediği için bir değerlendirme yapılamamıştır.
Belirtilen eksik bilgiyi de içerecek şekilde başvuru metnini yeniden oluşturmanız halinde
başvurunuzun değerlendirilmeye alınacağı hususu bilgilerinize sunulur.
49
- 42 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Örnek 13
Hatalı Cevap Metni:
CİMER başvurunuzdaki bilgilerinize ulaşamadığımız için başvurunuz ile ilgili işlem
yapamamaktayız. Yardım başvurusu için Belediyemizin ********** nolu telefonunu arayarak
veya Sosyal Destek Hizmetleri Müdürlüğümüze müracaat etmeniz gerekmektedir.
*Bu örnekte ayrıca anlatım bozukluğu yapıldığı görülmektedir.
Örnek 14
Hatalı Cevap Metni:
Cimer başvurunuz incelenmiş olup açık adres bilgileriniz bulunmadığından işlem
yapılamamıştır.
Bilgilerinize rica ederim.
*Bu örnekte ayrıca CİMER’in yanlış yazıldığı ve kişisel ifadelerin kullanıldığı görülmektedir.
Örnek 15
Hatalı Cevap Metni:
Sayın İlgili,
Kimlik Bilgileriniz güvenliğiniz nedeni ile gizlendiğinden, talebiniz yerine getirilememiştir.
Bilgilerinize rica ederim.
***** *****
***** ******
*Bu örnekte ayrıca gereksiz/yanlış hitap kullanıldığı, büyük/küçük harf kullanımına özen gösterilmediği ve
kişisel ifadelerin kullanıldığı görülmektedir.
50
- 43 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
Aşağıdaki örnekte, geceleri geç saatlere kadar yüksek sesle müzik yaptığı ve mahal­
le sakinlerinin huzurunu kaçırdığı iddiasıyla bir gece kulübünün iş yeri ruhsatının iptal
edilmesi talebini içeren başvuruya verilen cevap gösterilmiştir. Böyle bir başvuruya işlem
yapmak için kimlik ve iletişim bilgileri gerekmemesine rağmen başvuru sahibinden ileti­
şim bilgilerini iletmesi istenmiştir.
Doğrusu: Başvuruya işlem yapılması için kimlik ve iletişim bilgilerinin gerekli olma­
dığı durumlarda kurumlar resen harekete geçerek gerekli işlemleri başlatmalı ve yapılan
işlemin sonucunu cevap metnine yazmalıdır.
Örnek 16
Hatalı Cevap Metni:
İlgide kayıtlı CİMER Başvurusu’nda İlimiz, Merkez İlçesi, ******** Mahallesi, ********
Caddesi’nde bulunan ** **** adlı işletmenin geç saatlere kadar müzik yaptığından, ses
ölçümleri istendiğinden bahisle gereğinin yapılması istenmektedir.
Söz konusu şikayet hakkında Müdürlüğümüzce gerekli gürültü ölçümlerinin yapılabilmesi
için iletişim bilgilerinizin Müdürlüğümüzle paylaşılması gerekmekte olup tarafınızla iletişime
geçilerek şikayet mahallinde, belirlenen bir tarihe ölçüm programlanacaktır.
Bilgilerinizi rica ederim.
*Bu örnekte ayrıca büyük/küçük harf kullanımına özen gösterilmediği, cevap metninde başvurunun
özetlendiği, kişisel ifadelerin kullanıldığı ve noktalama hatalarının bulunduğu görülmektedir.
51
- 44 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
2.1.2.2. Kişisel Bilgilerin Cevap Metninde, Sevk Notunda, Ekli Dosya
İsim ve İçeriklerinde Açıkça Yazılması
6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu gereğince, CİMER kullanıcılarının
cevap metinlerinde başvuru sahiplerinin isim, soy isim, kimlik numarası ve ikametgâh
adresi gibi kişisel bilgilerini açıkça yazması, ekli belgede veya sevk notunda paylaşması
hatalıdır. Bilgilerin paylaşılması sonucunda, aynı kişi sonrasında başka bir başvuru yap­
tığında, daha önceki başvuruları ve bunlara verilen cevaplar, kimlik bilgisi görme yetkisi
bulunmayan kullanıcılar tarafından da görülebilir hâle gelmektedir. Başvuru sahibinin ki­
şisel verileri açısından hassasiyet gerektiren durumlarda, kişinin kimlik ve iletişim bilgile­
rinin ifşa olmasının başvuru sahibi açısından mağduriyet yaratabileceği unutulmamalıdır.
Doğrusu: Cevap metnine ya da ekli dosyaya başvuru sahibinin isim, soy isim, T.C.
kimlik numarası, ikametgâh adresi veya telefon numarası gibi kişisel bilgileri yazılma­
malıdır. Bu tür bilgiler içeren belgelerin başvuru sahibine iletilmesi gerekiyorsa, belgeler
CİMER sistemine eklenmeden kurumsal elektronik posta adresi üzerinden gönderilmeli­
dir.
Aşağıdaki örneklerde, başvuru sahibinin kimlik ve iletişim bilgileri cevap metninde
açıkça yazılmıştır, ancak bu bilgiler kılavuzda yıldızlanarak gösterilmiştir.
Örnek 17
Hatalı Cevap Metni:
Sayın; ***** *****
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi’ne yapmış olduğunuz başvuru incelenmiş olup nakit
yardım talebi için e-Devlet üzerinden ve ya ******** Sosyal Yardımlaşma ve Dayanışma
Vakfı’na uğrayarak başvuru yapabilirsiniz.
Bilginize rica ederim.
*Bu örnekte ayrıca gereksiz/yanlış hitap kullanıldığı,imla ile noktalama hatalarının bulunduğu ve kişisel
ifadelerin kullanıldığı görülmektedir.
52
- 45 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
Örnek 18
Hatalı Cevap Metni:
Sayın ilgili;
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezine yapmış olduğunuz başvurunuz incelenmiştir.
Başvurunuzla ilgili yapılan yazışmalar neticesinde ******* Polis Merkezi Amirliği görevlileri
tarafından size ait olan 5********* gsm numarası **/**/**** saat: 11.40 tarihinde aranmış
gerekli müracaatları yapabilmeniz için ******* polis merkezine davet edildiğiniz hususunda;
Bilgelerinize sunulur.
*Bu örnekte ayrıca gereksiz/yanlış hitap kullanıldığı ve anlatım bozukluğu yapıldığı görülmektedir.
53
- 46 -
GörselGörsel
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Aşağıdaki başvuruların sevk hareketlerine bakıldığında başvuru sahibinin kimlik bil­
gilerinin sevk notuna açıkça yazıldığı görülmektedir.
Örnek 19
Başvuru Hareketleri:
Örnek 20
Başvuru Hareketleri:
54
- 47 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
Aşağıdaki örneklerde ise ekli dosya isminde başvuru sahibinin isminin ve soy isminin
açıkça yazıldığı görülmektedir.
Örnek 21
Hatalı Cevap Metni:
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezine yapmış olduğunuz başvurunuz incelenmiş olup
müracaatınızda yer alan hususlar tarafımızca kayıt altına alınmıştır. Bilgilerinize sunarız.
Ek: Rümeysa**********.pdf
Örnek 22
Hatalı Cevap Metni:
HASTANEYE VE TARAFINIZA GÖNDERİLEN SEVK YAZISI CİMER SİSTEMİNE DE YÜKLENMİŞ
OLUP,İLGİ HASTANEYLE İRTİBATA GEÇMENİZ GEREKMEKTEDİR.BİLGİLERİNİZE SUNULUR.
Ek: BEKİR ******.pdf
*Bu örnekte ayrıca metnin tamamının büyük harflerle yazıldığı ve gereksiz noktalama işareti kullanıldığı
görülmektedir.
55
- 48 -
2.1. İşleyişe İlişkin Hata
Örnekleri
2.1.3. Başvuru İptal İşlemlerine İlişkin Hata
Örnekleri
- 49 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
2.1.3. Başvuru İptal İşlemlerine İlişkin Hata Örnekleri
Aşağıdaki örneklerde başvurusunu iptal etmek istediğini söyleyen vatandaşlara baş­
vurularının iptal edildiğine yönelik gayriresmî bir üslupla yetersiz cevaplar verilmiştir.
Doğrusu: Konusu itibarıyla geçerliliği kalmayan başvurular için “KARŞILANMA­
YAN İPTAL BAŞVURULARI” başlıklı hazır cevap şablonu; işlemi devam eden/henüz
sonuçlanmayan başvurular için “BAŞVURU İPTAL TALEBİ” başlıklı hazır cevap şab­
lonu kullanılmalıdır.
Örnek 23
Hatalı Cevap Metni:
İptal edilmiştir
*Bu örnekte ayrıca noktalama işareti kullanılmadığı görülmektedir.
Örnek 24
Hatalı Cevap Metni:
Anlaşılmıştır tamam.
Örnek 25
Hatalı Cevap Metni:
İLGİLİ VATANDAŞIN **/**/**** TARİHİNDE İPTAL TALEBİ OLDUĞU İÇİN BU CVP OLARAK
YAZILMIŞTIR.
*Bu örnekte ayrıca imla hatası bulunduğu, metnin tamamının büyük harflerle yazıldığı ve cevabın CİMER’e
hitaben yazıldığı görülmektedir.
57
- 50 -
2.2. İçeriğe İlişkin Hata
Örnekleri
2.2.1. Başvurulara Çok Kısa, Açıklayıcı Olmayan ve
Yetersiz Cevap Verilmesi
2.2.2. Cevap Metninde Konuşma Dili Kullanılması
2.2.3. Başvurulara Tartışma Üslubu ile Cevap
Verilmesi
2.2.4. Şikâyet Edilen Personelin Savunma
Evrakının Doğrudan Başvuru Sahibine
Gönderilmesi
2.2.5. Başvuruya Verilen Cevabın CİMER Sistemine
İşlenmemesi
2.2.6. Cevap Metninde Başvurunun Özetlenmesi
- 51 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
2.2. İçeriğe İlişkin Hata Örnekleri
2.2.1. Başvurulara Çok Kısa, Açıklayıcı Olmayan ve Yetersiz Cevap
Verilmesi
Aşağıdaki örneklerde başvurulara çok kısa cümlelerle yetersiz cevaplar verilmiş ve
başvuruya ilişkin yapılan işlemler hakkında hiçbir açıklama yapılmamıştır.
Doğrusu: Başvuruya yapılan işlemlerin, varılan sonuçların ve verilen cevabın gerek­
çelerinin ayrıntılarıyla vatandaşlara bildirilmesi daha doğrudur.
Örnek 26
Hatalı Cevap Metni:
Halı sahanın kapatılması mümkün değildir
*Bu örnekte ayrıca noktalama işareti kullanılmadığı görülmektedir.
Örnek 27
Hatalı Cevap Metni:
Hukuki yollara başvurabilirsiniz.
Örnek 28
Hatalı Cevap Metni:
Konu İdaremizce değerlendirilecektir.
*Bu örnekte ayrıca büyük/küçük harf kullanımına özen gösterilmediği görülmektedir.
59
- 52 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Örnek 29
Hatalı Cevap Metni:
Cevaplanmıştır.
Örnek 30
Hatalı Cevap Metni:
Program dahilinde yapılacaktır.
Örnek 31
Hatalı Cevap Metni:
****** il özel idaresi yol şube müdürlüğüne yazıldı.
*Bu örnekte ayrıca büyük/küçük harf kullanımına özen gösterilmediği ve cevabın CİMER’e hitaben yazıldığı
görülmektedir.
Örnek 32
Hatalı Cevap Metni:
Başvuru ile ilgili olarak İlçe Sağlık Müdürlüğümüze bağlı *********** * Nolu Aile Sağlığı
Merkezinde görevli Aile Hekimi Dr. ****** ********** ile başvuru içeriği hususunda
görüşülmüştür.
60
- 53 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
Örnek 33
Hatalı Cevap Metni:
Sayın Müracaatçı Cimer Başvurunuz Kurumuz tarafından whatsapp grubundan İlgili
kurum olan ***** ya bilgi verilmiştir.
*Bu örnekte ayrıca gereksiz/yanlış hitap kullanıldığı, büyük/küçük harf kullanımına özen gösterilmediği,
imla hatalarının bulunduğu ve CİMER’in yanlış yazıldığı görülmektedir.
61
- 54 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
2.2.2. Cevap Metninde Konuşma Dili Kullanılması
Aşağıdaki örneklerde başvurulara verilen cevaplarda gündelik konuşma dili kullanıl­
mıştır.
Doğrusu: CİMER başvurularına yazılan cevap metinlerinde kullanılan üslup da en az
başvurunun konusu ve vatandaşların taleplerinin karşılanması kadar önem arz etmektedir.
Vatandaşların başvurularında belirttikleri talepler yerine getirilemiyorsa bile bu durum
başvuru sahibine konuşma diliyle değil, resmî bir dille açıklanmalıdır.
Örnek 34
Hatalı Cevap Metni:
Bahse konu olan talebiniz ile oturduğunuz Mahalle sokak ev No hiç bir şey yok
Adres yetersizliğinden dolayı Belediyemiz Temizlik İşleri Müdürlüğüne gelmeniz
gerekmektedir. Asfalt yapma çalışmaları başladığında belirtiğiniz sokak değerlendirmeye
alınacaktır. Saygılar
*Bu örnekte ayrıca imla hatası bulunduğu ve noktalama işareti kullanılmadığı görülmektedir.
Örnek 35
Hatalı Cevap Metni:
OKUL MÜDÜRLÜĞÜNDEN ALINAN BİLGİYE GÖRE OLAYIN CÖZÜM NOKTASINDA
ÖĞRETMENLE KONUŞTUĞUNU ÖĞRETMEN ONLARIN İYİLİKLERİ İÇİN DERSLERE
DAHA DİKKATLİ OLAÇAĞINI SÖYLEMİŞTİR.BUNUN ÜZERİNE ÖĞRETMENLE ÖĞRENCİYİ
KUÇAKLAŞTIRDIM.ÖĞRENCİYE SINIFINDAN AYRILMAK İSTEYİP İSTEMEDİĞİ
SORDUM,ÖĞRENCİDE SINIFTAN AYRILMAK İSTEMEDİĞİNİ SÖYLEYİNCE YANLIŞ
ANLAŞILMALARIN ORTADAN KALKMASI İÇİN DE VELİ İLE ÖĞRETMENİ GÖRÜŞTÜRDÜM.
OLAY BU ŞEKİLDE TATLIYA BAĞLANMIŞTIR.(...)
*Bu örnekte ayrıca imla hatalarının bulunduğu, anlatım bozukluğu yapıldığı, metnin tamamının büyük
harflerle yazıldığı ve kişisel ifadelerin kullanıldığı görülmektedir.
62
- 55 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
Örnek 36
Hatalı Cevap Metni:
Belediyemizin imkanları yetersizliğine rağmen yapmış olduğumuz parklar bahçeler
vatandaşlarımızın sorumsuz davranışları yüzünden tahrip edilmiş, kırılmış,
kullanılamayacak hale getirilmiştir. piknik alanına gelen vatandaşlarımızın çöplerini çöp
konteynırı yerine etrafa atmaları, ve sorumsuz davranışları yüzünden yeşillikler içindeki
ilçemiz tahrip edilmeye çalışılmaktadır. Kamu kurumlarının sorumlulukları olduğu kadar
ilçemize gelip giden ilçemizde yaşayan vatandaşlarımızın da çevremizi temiz tutma
sorumluluğu vardır.
*Bu örnekte ayrıca büyük/küçük harf kullanımına özen gösterilmediği ve gereksiz noktalama işareti
kullanıldığı görülmektedir.
Örnek 37
Hatalı Cevap Metni:
konu temizlik işleri ile ilgili değil
*Bu örnekte ayrıca büyük/küçük harf kullanımına özen gösterilmediği ve noktalama işareti kullanılmadığı
görülmektedir.
Örnek 38
Hatalı Cevap Metni:
belediyemiz bahçe duvarlarını yapmamaktadır.Kişi bahçe yolunu kendisi yapacaktır.
*Bu örnekte ayrıca büyük/küçük harf kullanımına özen gösterilmediği ve cevabın CİMER’e hitaben yazıldığı
görülmektedir.
63
- 56 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Örnek 39
Hatalı Cevap Metni:
sağlık müdürlüğü ile istişare halindyiz
*Bu örnekte ayrıca büyük/küçük harf kullanımına özen gösterilmediği, imla hatası bulunduğu ve noktalama
işareti kullanılmadığı görülmektedir.
Örnek 40
Hatalı Cevap Metni:
Konu ile ilgili gerekli inceleme yapmak üzere size böyle bir cevap yazıldı. Yoksa meseleyi
kapatmak için değil. Buna emin olabilirsiniz.
Bilginize sunarım.
*Bu örnekte ayrıca kişisel ifadelerin kullanıldığı görülmektedir.
Örnek 41
Hatalı Cevap Metni:
Şikayete konu olan yerler hazinedemi ormandamı belli değil şikayetinizi iligili yere
dilekçeyle başvurmanız gerekmektedir
Bilgilerinize rica derim.
*Bu örnekte ayrıca imlâ hatalarının bulunduğu, noktalama işareti kullanılmadığı, anlatım bozukluğu
yapıldığı ve kişisel ifadelerin kullanıldığı görülmektedir.
64
- 57 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
2.2.3. Başvurulara Tartışma Üslubu ile Cevap Verilmesi
Aşağıdaki örneklerde CİMER kullanıcıları konuşma dili kullanmanın ötesinde bir
tartışma üslubu benimsemiş ve durumu kişisel algılayarak tarafsızlıktan uzak cevaplar
vermiştir.
Doğrusu: Vatandaşların yapmış olduğu CİMER başvurularına tarafsız bir şekilde yak­
laşılmalı, cevap metinlerinin resmî bir üslupla yazılmasına özen gösterilmelidir. Ayrıca,
kullanıcılar kamu personeli sıfatıyla kurumlarını temsil eden kişiler olarak bu cevapları
yazdıklarını unutmamalıdır.
Örnek 42
Hatalı Cevap Metni:
2********** nolu CİMER başvurusu incelenmiştir. Hastanemizdeki Romatoloji Uzmanının
diğer aylarda olduğu gibi şubat ayında da MHRS’den randevu alınmasında herhangi
bir kısıtlaması yoktur. Bu süslü cevap değil; sizin nezaketten yoksun (...) ifadelerine
benzer bir üslupta değil, başvurunuzun tam karşılığı cevaptır. Randevu alma zahmetine
katlandığınızda hizmet almanızın önünde herhangi bir engel yoktur. Bilgilerinize.
*Bu örnekte ayrıca başvuru sayısının cevap metnine yazıldığı, büyük/küçük harf kullanımına özen
gösterilmediği, imla hatası bulunduğu ve düşük cümle kullanıldığı görülmektedir.
65
- 58 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Örnek 43
Hatalı Cevap Metni:
İlgi yazıda 2******** numaralı Cimer başvurusunda yer alan iddialar okul idaresi
tarafından değerlendirilmiş olup velinin olayı alınganlık göstererek kişiselleştirdiği, sınıfta
yaşanan durumlardan okul idaresi ve sınıf öğretmeninin sürekli olarak çözüm odaklı
bir çaba gösterdiği ancak velinin farklı beklentilerinin olmasından kaynaklı suçlayıcı bir
tutum sergilediği görülmüştür. Okul-veli iş birliğinin sağlanmasıyla çözülebilecek olan
okula uyum sürecinde veli bütünüyle çabayı öğretmenden beklediğinden çocuğun okula
uyum süreci oldukça zor bir hal almıştır. İddialarda yer verilen okul idaresi ve öğretmenle
yapılan görüşmelerden yansıtılan cümleler çarpıtılmıştır.
*Bu örnekte ayrıca başvuru sayısının cevap metnine yazıldığı ve CİMER’in yanlış yazıldığı görülmektedir.
Örnek 44
Hatalı Cevap Metni:
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezine yapmış olduğunuz başvurunuz incelenmiş olup;
Kurumuzu yalancılıkla itham etmeniz etik dışı bir davranış olup, başvurunuzdaki “arabanın
neyini temizlemişim”. “Yav annem (…) sildim 2 tane ıslak mendil bıraktım” beyanlarıyla kendi
ifadelerinizle çelişmektedir. Yere çöp atmanız sizi haklı yapmayacağı gibi başvurunuzda
bahsi geçen olay ile ilgili kamera kayıtları iddialarınızı desteklememektedir. Bu olayın
hukuki sürecinin takipçisi olacağımızı, mahkemenin talebi doğrultusunda kamera kayıtlarını
mahkemeye sunacağımız hususunu bilgilerinize rica ederim.
*Bu örnekte ayrıca imla hatası bulunduğu, gereksiz noktalama işareti kullanıldığı, anlatım bozukluğu
yapıldığı ve kişiel ifadeler kullanıldığı görülmektedir.
66
- 59 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
Örnek 45
Hatalı Cevap Metni:
Sayın Şikayetçi; şikayetiniz üzerine belirtilen işyeri hakkında denetim yapılmış olup
sigortasız çalışana rastlanılmamıştır. Asılsız ihbarlarla kurumumuzun rahatsız edilmemesi
önemle rica olunur. Bilgilerinize rica ederim.
*Bu örnekte ayrıca gereksiz/yanlış hitap ile kişisel ifadelerin kullanıldığı ve imla hatası bulunduğu
görülmektedir.
67
- 60 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
2.2.4. Şikâyet Edilen Personelin Savunma Evrakının Doğrudan
Başvuru Sahibine Gönderilmesi
Aşağıdaki örneklerde kamu personelinin şikâyet edildiği başvurulara verilen cevap­
larda şikâyet edilen personelin savunması doğrudan başvuru sahibine iletilmiştir. Bu
metinlerin ekli dosya olarak veya direkt cevap metninde yer verilerek başvuru sahibiyle
paylaşılması hatalıdır. Savunma evrakında, savunması alınan personelin kimlik ve ileti­
şim bilgileri ile imzasının olması sebebiyle bu evrakın paylaşılmaması konusunda özen
gösterilmelidir.
Doğrusu: Şikâyet edilen kamu personeli hakkında inceleme/soruşturma başlatıldığı
durumlarda, araştırma sürecine dair evrak ve personelden alınan savunmalar idareler tara­
fından değerlendirilmeli ve varılan sonuçlar başvuru sahibine cevap olarak bildirilmelidir.
Örnek 46
Hatalı Cevap Metni:
Şikayetinize istinaden ilgili okulda gerekli soruşturma yapılmış olup öğretmen tarafından
verilen savunma dilekçesi ekte sunulmuştur
Ek: cimer cevabı.pdf
*Bu örnekte ayrıca noktalama işareti kullanılmadığı ve ekli dosya ismindeki CİMER’in yanlış yazıldığı
görülmektedir.
68
- 61 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
Örnek 47
Hatalı Cevap Metni:
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezinin **.**.**** tarih ve 2********* sayılı başvurusu ile
ilgili olarak Aile Hekimi ***** ****** ********* (...) çağrılarak başvuru ile ilgili görüşüldü
kastının olmadığını beyan etti başvuru hakkında yazılı beyan verdi.Ekte sunulmuştur.
Ek: 2 Adet Yazılı Beyan.pdf
*Bu örnekte ayrıca başvuru tarihi ile sayısının cevap metnine yazıldığı ve noktalama işareti kullanılmadığı
görülmektedir.
Örnek 48
Hatalı Cevap Metni:
Şikayetiniz ile ilgili antrenörün bilgisi alınmış olup, ekte sunulmuştur.
Bilgilerinize sunulur...
Ek: ******* *********.pdf
*Bu örnekte ayrıca gereksiz noktalama işareti kullanıldığı görülmektedir.
69
- 62 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
2.2.5. Başvuruya Verilen Cevabın CİMER Sistemine İşlenmemesi
Aşağıdaki örneklerde başvuru sahibiyle iletişim kurulduğu ve sorunun çözüldüğü be­
lirtilerek CİMER’e hitaben yazılan cevap metinleri başvuru sahibine gönderilmiştir. An­
cak, başvuruya ilişkin yapılan işlemler veya vatandaşa başvuru metninin konusu ile ilgili
yapılan bilgilendirmeler CİMER sistemine işlenmemiştir.
Doğrusu: CİMER sisteminin etkinliğinin devamı için vatandaşa verilen cevaplar açık­
layıcı, resmî ve anlaşılır bir üslupla yazılmalıdır. Başvurular kadar cevapların da önem arz
ettiği ve cevapların da kontrol edildiği unutulmamalıdır. Dolayısıyla, başvuruya ilişkin
başvuru sahibine ya da yakınına telefonla bilgi verilmesi durumunda, cevap metnine tele­
fonda kiminle görüşüldüğü ve kendisine iletilen bilginin ne olduğu açıklayıcı bir şekilde
yazılmalıdır.
Örnek 49
Hatalı Cevap Metni:
İLGİDE BAHSE KONU OLAN ŞİKAYETE İSTİNADEN KİŞİ İLE BİREBİR TELEFONLA GÖRÜŞÜLÜP
OLAY ÇÖZÜLMÜŞTÜR.
*Bu örnekte ayrıca metnin tamamının büyük harflerle yazıldığı görülmektedir.
Örnek 50
Hatalı Cevap Metni:
Başvuru incelenmiş olup; hasta hakları birimi tarafından hasta ile görüşülerek protez
inceleme komisyonu için dilekçesi yazılmış değerlendirmesi yapılmak üzere kendisine
bilgi verilmiştir.
*Bu örnekte ayrıca noktalama hatalarının bulunduğu görülmektedir.
70
- 63 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
2.2.6. Cevap Metninde Başvurunun Özetlenmesi
Aşağıdaki örneklerde başvuruya verilen cevaplarda, cevap metnine başvuru metnin­
deki bilgilerin de yazıldığı, ayrıca başvuru sayısı ve tarihinin de eklendiği görülmektedir.
Başvuru cevap metninin gereksiz bilgilere yer verilerek uzatılması hatalıdır.
Doğrusu: Cevap metinleri öz ve anlaşılır olmalıdır. Verilen cevaplarda yalnızca yapı­
lan araştırma/soruşturma süreci sonucunda ulaşılan ya da talep edilen bilgilere yer veril­
melidir.
Örnek 51
Hatalı Cevap Metni:
Sayın Müracaat Sahibi;
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi (CİMER) hattına göndermiş olduğunuz **.**.**** tarih
ve 2********* sayılı müracaatınızda;
Adınıza kayıtlı ******* ******* Mahallesindeki evinizi ağabeyinize sattığınızı ancak parasını
vermediğini, ******ta bulunan evinizi ise kızkardeşinizin kendi adına yapıtığını ve kız
kardeşinizden şikayetçi olduğunuzu beyan etmişsiniz.
Konu ile ilgili bilgi, belge ve delillerle birlikte Adli işlem yapan birimlere müracaat ederek
ifade vermeniz halinde bir değerlendirmede bulunulup Cumhuriyet Savcısının talimatları
ile varsa adli idari işlem yapılabilecektir.
Bilgilerinize sunar, mutlu ve huzurlu günler dileriz.
*Bu örnekte ayrıca gereksiz/yanlış hitap kullanıldığı, imla ve noktalama hatalarının bulunduğu ve büyük/
küçük harf kullanımına özen gösterilmediği görülmektedir.
71
- 64 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Örnek 52
Hatalı Cevap Metni:
Cumhubaşkanlığı İletişim Merkezine yapmış olduğunuz başvurunuz incelenmiş olup;
İlimiz ********* İlçesi, ********* Köyü yolu üzerine moloz ve inşaat atıkları atıldığı
belirtilerek gereğinin yapılması talep edilmektedir.
Söz konusu yer İdaremiz görev ve yetki sahasında bulunmayıp ********* Belediyesi
sınırlarında kalmaktadır.
Bilgilerinize sunarız.
*Bu metinde ayrıca gereksiz noktalama işareti kullanıldığı ve kurumun görev alanına girmeyen başvurunun
cevaplandığı görülmektedir.
72
- 65 -
2.3. Biçime İlişkin Hata
Örnekleri
2.3.1. Türkçe Dil Bilgisi Kurallarına İlişkin Hata
Örnekleri
2.3.1.1. Cevap Metninin Tamamının Büyük
Harflerle Yazılması
2.3.1.2. Tamamlanmamış/Düşük Cümle
Kullanılması ve Anlatım Bozukluğu Yapılması
2.3.1.3. CİMER’in Yanlış Yazılması
- 66 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
2.3. Biçime İlişkin Hata Örnekleri
2.3.1. Türkçe Dil Bilgisi Kurallarına İlişkin Hata Örnekleri
2.3.1.1. Cevap Metninin Tamamının Büyük Harflerle Yazılması
Aşağıdaki örneklerde, başvuru cevap metinlerinin tamamı büyük harflerle yazılmıştır.
Doğrusu: CİMER sistemine yazılan cevaplar resmî yazı niteliği taşıdığından, metnin
tamamı ya da bir kısmı büyük harflerle yazılmamalıdır. Cevap metinlerinde cümlelere ve
özel isimlere büyük harfle başlanmalı, geri kalan kelimeler küçük harflerle yazılmalıdır.
Örnek 53
Hatalı Cevap Metni:
SİLAH RUHSAT BAŞVURUNUZ İLE İLGİLİ OLARAK; BAŞVURUNUZA ESAS TÜFEKLERİN
DEFTER KAYIT ÖRNEKLERİ YASAL SÜRE OLAN OTUZ GÜN İÇERİSİNDE ******* İL EMNİYET
MÜDÜRLÜĞÜNE GÖNDERİLMİŞTİR.
Örnek 54
Hatalı Cevap Metni:
**.**.**** TARİHLİ VE 2********* BAŞVURU SAYILI DİLEKÇEYE YAZILI OLARAK VERİLEN
CEVAP YAZISI EKTEDİR.
Ek: CİMER CEVAP YAZISI.pdf
*Bu örnekte ayrıca başvuru tarihi ve sayısının cevap metnine yazıldığı görülmektedir.
75
- 67 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
2.3.1.2. Tamamlanmamış/Düşük Cümle Kullanılması ve Anlatım
Bozukluğu Yapılması
Aşağıdaki örneklerde düşük cümleler kullanılmış, anlatım bozukluğu yapılmış veya
cümleler yarım bırakılmıştır.
Doğrusu: Başvurulara verilen cevap metinlerinde tamamlanmış, anlatım bozukluğu
olmayan ve anlaşılır cümleler kullanılmasına özen gösterilmelidir.
Örnek 55
Hatalı Cevap Metni:
İlgili dilekçeniz (...) incelenmiş olup merkezi sorgulamalar neticesinde **** ******’un
Türkiye Aile Destek Yardım Programından faydalandığı hanede 3 çocuk Şartlı Eğitim
Yardımı, 1 çocuk Şartlı Sağlık Yardımı aldığı, anneniz ****** ******’nun Dul Aylığı iki ayda
bir PTT Şubesinden 2.000 tl aldığı, haneye Mütevelli Heyeti’nin **/**/**** tarih ve * nolu
toplantı kararıyla 1.500 tl yardım yapılmıştır.
*Bu örnekte ayrıca büyük/küçük harf kullanımına özen gösterilmediği görülmektedir.
Örnek 56
Hatalı Cevap Metni:
2********* sayılı CİMER Başvurunuz incelenmiştir. Başvuru sahibi, başvuruda kayıtlı GSM
numarasından aranılarak görüşülmüş olup, gerekli bilgilendirme ve yönlendirme yapıldığı
hususunu;
Bilgilerinize sunulur, sağlıklı günler dileriz...
*Bu örnekte ayrıca başvuru sayısının cevap metnine yazıldığı, cevabın CİMER’e hitaben yazıldığı, büyük/
küçük harf kullanımına özen gösterilmediği ve noktalama hatalarının bulunduğu görülmektedir.
76
- 68 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
Örnek 57
Hatalı Cevap Metni:
denetim gerekçesi oluşturabilmemiz için fiilen çalıştığınızı iddia ettiğiniz işyeri adresinin
tarafımıza bildirilmesi (2 Farklı adres bildirilmiş ev adresi olabilir) Denetime sevk
edilmemiştir.
*Bu örnekte ayrıca büyük/küçük harf kullanımına özen gösterilmediği görülmektedir.
Örnek 58
Hatalı Cevap Metni:
Belirtilen adrese yapılan kontrolde minibüsçüler odası ile yapılan görüşmede otoparktaki
araçların kendilerine ait olduğu, otopark hizmeti verilmediği beyan edilmiştir. Farklı
gün ve zamanlarda yapılan kontrollerimizde olumsuzluk görülmemiş olup adresteki
kontrollerimizin devam ettiği hususunu;
Örnek 59
Hatalı Cevap Metni:
Doğum saati 08:00
77
- 69 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
2.3.1.3. CİMER’in Yanlış Yazılması
Aşağıdaki örneklerde CİMER çeşitli şekillerde yanlış yazılmıştır. Kısaltmanın açılımı
zaten “iletişim merkezi” kelimelerini içerdiği için “CİMER iletişim merkezi” doğru bir
kullanım değildir.
Doğrusu: CİMER bir kısaltma olduğu için ya büyük harflerle kısaltma olarak
“CİMER” ya da ilk harfleri büyük ve açık bir şekilde “Cumhurbaşkanlığı İletişim
Merkezi” biçiminde kullanılmalıdır.
Örnek 60
Hatalı Cevap Metni:
Cumhurbaskanığı iletisim merkezine yapmıs olduğunuz cimer müracaatınız ile ilgili
olarak 3194 sayılı imar kanunun 32 mad. gereğince tutanak tanzim edilip ********
Belediye Baskanlığına gönderildiğini gerekli islemlerin belediye tarafından yürütüleceğini
bilgilerinize sunarız.
*Bu örnekte ayrıca imla hatası bulunduğu ve büyük/küçük harf kullanımına özen gösterilmediği
görülmektedir.
Örnek 61
Hatalı Cevap Metni:
Cimer İletişim Merkezine Yapmış olduğunuz şikayete istinaden yapılan kontrolde *****
Mahallesi ******* Caddesinde Belediyeye ait alanda hayvan gübrelerinin biriktirildiği
görülmüştür. Gübre sahipleri ile iletişime geçilerek gübrenin kaldırılması için süre
verilmiştir. Verilen sürenin sonunda kontrol edildiğinde gübrenin kaldırıldığı tespit
edilmiştir.
78
- 70 -
2.3. Biçime İlişkin Hata
Örnekleri
2.3.2. Hitap Kullanımına İlişkin Hata Örnekleri
2.3.2.1. Gereksiz/Yanlış Hitap Kullanılması
2.3.2.2. Cevap Metninin CİMER’e Hitaben
Yazılması
- 71 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
2.3.2. Hitap Kullanımına İlişkin Hata Örnekleri
2.3.2.1. Gereksiz/Yanlış Hitap Kullanılması
Cevaplar, başvuru sahiplerine gönderilirken başvuru sahibinin ismi ve soy ismi sistem
tarafından otomatik olarak eklendiğinden, cevap yazılırken hitap kullanılmasına gerek
yoktur. Cevap metni yazılırken hitap yazılması durumunda kişinin ismi ve soy isminden
sonra tekrar “sayın ilgili”, “sayın başvuru sahibi” gibi ifadeler kullanılmış olmaktadır.
Aşağıdaki örneklerde hiç hitap kullanılmaması gerekirken uygunsuz ve gayriresmî hitap­
lar ile cevap metnine başlandığı görülmektedir.
Doğrusu: Metnin bütünlüğü açısından bu türden giriş ifadeleri ve hitaplar kullanıl­
mamalı, başvuru cevap metninde direkt olarak başvuruya yapılan işlemler yazılmalıdır.
Örnek 62
Hatalı Cevap Metni:
Sayın 2********* nolu Cimer sahibi: İlgili cimer başvurusuna ait inceleme yapılmış olup
Personelin yıllık izinde olması dolayısıyla gecikme yaşanmış olduğu tespit edilmiştir.
İlgili personel hakkında uyarılar yapılmış ve talebiniz olan fizik tedavi hizmeti ivedilikle
sağlanacaktır. Bilgilerinize rica ederiz
*Bu örnekte ayrıca başvuru sayısının cevap metnine yazıldığı, CİMER’in yanlış yazıldığı, büyük/küçük harf
kullanımına özen gösterilmediği ve noktalama hatalarının bulunduğu görülmektedir.
81
- 72 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Örnek 63
Hatalı Cevap Metni:
Sayın; evrak ilgilisi
Talebinize istinaden kurum kayıtlarında ve mahallen yapılan tetkik neticesinde; konu
adreslerde Temizlik İşleri Müdürlüğümüz ekiplerince mutad temizlik çalışmasının yapıldığı
tespit edilmiş olup, mahalle ait görseller ekte sunulmuştur.
Bilgilerinize sunulur.
Ek: WhatsApp Image ****-**-** at10.42.39.jpeg, WhatsApp Image ****-**-** at 10.42.38
(1).jpeg, WhatsApp Image ****-**-** at 10.42.38.jpeg
*Bu örnekte ayrıca gereksiz noktalama işareti kullanıldığı ve ekli dosya isminin resmî ve açıklayıcı nitelikte
olmadığı görülmektedir.
82
- 73 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
2.3.2.2. Cevap Metninin CİMER’e Hitaben Yazılması
Aşağıdaki örneklerde cevap metinleri CİMER’e hitaben yazılmıştır. Oysaki başvuru­
lara yazılan cevap metinleri doğrudan başvuru sahibine iletilmektedir. Dolayısıyla, cevap
metninde üçüncü kişi anlatımı kullanılması hatalıdır.
Doğrusu: Başvuru cevap metni, doğrudan başvuru sahibi tarafından okunacağı düşü­
nülerek başvuru sahibine hitaben yazılmalıdır. Cevap metninde üçüncü kişi anlatımı tercih
edilmemeli, “Başvuru sahibi ile görüşüldü.” gibi ifadeler kullanılmamalıdır.
Örnek 64
Hatalı Cevap Metni:
******* Hanım ile görüşüldü kişi *****’de bulunduğunu tedavi sürecini orada devam
ettireceği bilgisini vermiştir. Konu ile ilgili olarak tarafımızca yapılacak bir işlem
bulunmadığından kapatılması veya ilgili birimlere sevk edilmesi uygundur.
*Bu örnekte ayrıca anlatım bozukluğu yapıldığı, noktalama işaretinin gerekli olduğu yerde kullanılmadığı
ve sevk notunun sehven cevap metnine yazıldığı görülmektedir.
Örnek 65
Hatalı Cevap Metni:
2********* nolu cimer başvurusu ilçe ****** müdürlüğümüz ***** ******* birimince
**.**.**** günü mezkur yerde değerlendirilmiş olup, şikayete konu olan hususların diğer
kurumların alanına girdiği gözlenmiştir. Şikayet sahibi huzurunda tutanak tanzim edilerek
imza altına alınmıştır.
Ek: Ş.B.jpg
*Bu örnekte ayrıca CİMER’in yanlış yazıldığı, başvuru sayısının cevap metnine yazıldığı, gereksiz
noktalama işareti kullanıldığı, kurumun görev alanına girmeyen başvurunun cevaplandığı ve ekli dosya
isminin resmî ve açıklayıcı nitelikte olmadığı görülmektedir.
83
- 74 -
2.3. Biçime İlişkin Hata
Örnekleri
2.3.3. Hazır Cevap Şablonlarına İlişkin Hata
Örnekleri
2.3.3.1. İlgili Hazır Cevap Şablonlarının
Gerektiğinde Kullanılmaması
2.3.3.2. Hazır Cevap Şablonlarının Yersiz
Kullanılması
2.3.3.3. Hazır Cevap Şablonlarında Doldurulması
Gereken Yerlerin Boş Bırakılması
- 75 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
2.3.3. Hazır Cevap Şablonlarına İlişkin Hata Örnekleri
2.3.3.1. İlgili Hazır Cevap Şablonlarının Gerektiğinde Kullanılmaması
Aşağıdaki örneklerde CİMER kullanıcıları ilgili hazır cevap şablonunu kullanmak ye­
rine, kısa ve açıklayıcı olmayan cevap metinleri yazmıştır.
Doğrusu: Talebin açık olmadığı durumlarda “TALEBİ ANLAŞILAMAYAN BAŞ­
VURU”, aynı konuda yapılmış tekrar başvuruları için ise “MÜKERRER” başlıklı hazır
cevap şablonu kullanılmalıdır.
Örnek 66
Hatalı Cevap Metni:
talebiniz anlaşılamamıştır.
*Bu örnekte ayrıca büyük/küçük harf kullanımına özen gösterilmediği görülmektedir.
Örnek 67
Hatalı Cevap Metni:
Mükerrer başvuru
*Bu örnekte ayrıca noktalama işareti kullanılmadığı görülmektedir.
85
- 76 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
2.3.3.2. Hazır Cevap Şablonlarının Yersiz Kullanılması
Beş ayrı kullanıcının gelen kutusundan alınan farklı içerikteki beş başvuru aşağıda
örneklendirilmiştir. Başvuruların her birine, “BAŞVURU ALINMIŞTIR” hazır cevap şab­
lonu kullanılarak aynı metinle yanıt verildiği tespit edilmiştir. Başvuru içerikleriyle uyum­
suz olan, başvuru metni ile aralarında nedensellik bağı bulunmayan ve başvuru sahibinin
talebini karşılamayan bu hazır cevap şablonlarının sırf başvuruları kapatmak amacıyla
kullanılması hatalıdır.
Doğrusu: Sadece gerekli durumlarda, başvuru metni içeriğine ilişkin en uygun olan
hazır cevap şablonu seçilmeli ve kullanılmalıdır. Başvuru metninin hazır cevap şablonu
ile cevaplanmaya elverişli olmadığı durumlarda, şahsa/duruma özgü cevap metinleri ya­
zılması veya ilgili kurumlara sevk edilmesi daha doğru olacaktır.
Örnek 68
Başvuru Metni:
Merhaba ben ***** *** , özel güvenlik görevlisiyim ***** ********* ****** koruma özel güvenlik
hizmetinden kurs gördüm **.**.**** de sınava girdim. Sınavı kazandım daha sonra bir 15 gün
20 gün sonra sertifikam geldi. Sertifikamı almadan deprem oldu depremden bir süre sonra
sertifikamı aldım. **.**.**** bu tarihte de e-Devlet üzerinden ilk müracaatımı yaptım. Şu an
kimliğim ne zaman elime ulaşabilir diye bir bilgi alacaktım. İşe gireceğim kimliğim gerekiyor.
Kimliğim ne zaman elime ulaşır?
86
- 77 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
Örnek 69
Başvuru Metni:
Okulların açılmasıyla birlikte (...) okullar (...) A4 kağıdı aldırıyor. (...) A4 kağıtları da kantinde
bize geri satıyor (...) Bütün okulların denetlenmesi gerekiyor başta ***** olmak üzere her okul.
İlginize, teşekkürler.
Örnek 70
Başvuru Metni:
**** ********** Mahallesi **********deki evimin yanından geçen yolun üst tarafı fındık
bahçesi,yolu genişletmek için bahçenin yarısını belediye yıktı.Yer yamaç olduğundan devamlı
olarak göçmektedir.Belediye başkanı ***** ***** buraya yaklaşık olarak 5 yıldır duvar yapacağını
söylemesine rağmen herhangi bir işlem yapmamış olup bu aşamada da yapamayacağını
söylemektedir.Belediye olarak yapması gereken bir yeri yapmamasını üzüntüyle karşılamış
bulunmaktayız.Burasının hem görsel olarak kötü hemde göçen yerin alt tarafındaki evin
güvenliği açısından da ivedi olarak yapılmasını talep etmekteyiz.Gerekli işlemlerin yapılması
konusunda aracı olmanızı arz ederim.
Örnek 71
Başvuru Metni:
********’nin ***** İlçesinde ikamet etmekteyim ************ Mahallesinde her sokakta ve
caddede uzun ve geniş araç olan tırlar park edilmekte. Sokaklarda kaldırım yok ve dar tır park
edince daha da darlaşıyor, çocuklarımız ve vatandaşlarımız için kazalar kaçınılmaz oluyor. Bu
yüzden uzun ve geniş araçların sokak aralarına ve caddelere park edilmemesini ve kaldırılmasını
emniyet amirliğinden rica ediyoruz.
87
- 78 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Örnek 72
Başvuru Metni:
**** ***** İlçesi ******** ******* Mah. ikamet etmekteyim. ***** belediyesine defalarca şikayet
ve bildirim yapmamıza rağmen belediye çöpleri toplamıyor. Çöp konteynarların kapaklarının
çalındığını söyleyerek kapakları takmıyor. Katı atık vergimizi ödememize rağmen hizmet
vermiyor. Sağlığımız tehdit ediliyor. Artık çözüm istiyoruz şikayet etmekten yorulduk. Çözüm
için gereğini bilgilerinize.
Ek: photo_****-**-**_08-43-25.jpg, photo_****-**-**_08-43-26.jpg
Örnek 68, 69, 70, 71, 72
Hatalı Cevap Metni:
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezine yapmış olduğunuz başvurunuz incelenmiş olup
müracaatınızda yer alan hususlar tarafımızca kayıt altına alınmıştır. Bilgilerinize sunarız.
88
- 79 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
2.3.3.3. Hazır Cevap Şablonlarında Doldurulması Gereken Yerlerin
Boş Bırakılması
Başvurulara verilen cevaplarda dil birliğinin sağlanması ve başvuruların daha hızlı
cevaplanabilmesi amacıyla CİMER sistemine hazır cevap şablonları eklenmiştir. Aşağı­
daki örneklerde çeşitli şablonlar kullanılmıştır. Ancak, bu şablonlarda başvuru özelinde
doldurulması için boş bırakılan yerler doldurulmadan cevap gönderilmiştir.
Doğrusu: CİMER kullanıcıları hazır cevap şablonlarını kullanırken ilgili boşlukları
doldurup cevabı o şekilde göndermelidir. Aksi takdirde cevap metni eksik kalmış ve ye­
tersiz içerik hatası da meydana gelmiş olacaktır.
Örnek 73
Hatalı Cevap Metni:
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezine yapmış olduğunuz başvurunuz incelenmiş
ancak başvurunuzda ………….. belirtilmediği için bir değerlendirme yapılamamıştır.
Belirtilen eksik bilgiyi de içerecek şekilde başvuru metnini yeniden oluşturmanız halinde
başvurunuzun değerlendirilmeye alınacağı hususu bilgilerinize sunulur.
Örnek 74
Hatalı Cevap Metni:
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezine yapılmış olan başvurunuzun incelenmesi
neticesinde; daha önce de aynı talebi içeren ...... sayılı başvurunuzun olduğu ve ilgili
makamlarca tarafınıza konu ile ilgili cevap verildiği anlaşılmıştır.
Bu nedenle yeni başvurunuz hakkında herhangi bir işlem yapılamamıştır.
Bilgilerinize sunulur.
89
- 80 -
2.3. Biçime İlişkin Hata
Örnekleri
2.3.4. Ekli Dosyalara İlişkin Hata Örnekleri
2.3.4.1. Ekli Dosyalarda Yanlış Format Kullanılması
2.3.4.2. Ekte Olduğu Belirtilen Belgenin Cevaba
Eklenmemesi
2.3.4.3. Ekli Belgelerin İsimlerinin/İçeriklerinin
Resmî ve Açıklayıcı Nitelikte Olmaması
- 81 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
2.3.4. Ekli Dosyalara İlişkin Hata Örnekleri
2.3.4.1. Ekli Dosyalarda Yanlış Format Kullanılması
Aşağıdaki örnek cevap metinlerinde, ekli dosyalarda “DOCX” ve “DOC” formatları
kullanılmıştır.
Doğrusu: Ekli dosyalar için “JPEG, PNG, TIF veya PDF” formatları tercih edilmeli,
gönderilmek istenen dosyalar bu formatlardaysa cevaba eklenmelidir.
Örnek 75
Hatalı Cevap Metni:
**.**.**** tarih ve 2********* sayılı Cimer başvurunuza cevaben; İlgi başvurunuzdaki konu
okul Müdürlüğüne sorulmuş olup cevap yazınız ekte gönderilmiştir.
İyi günler dileriz.
Ek: Cimer sekiz ocak.docx
*Bu örnekte ayrıca CİMER’in yanlış yazıldığı, başvuru tarihi ve sayısının cevap metnine yazıldığı ve büyük/
küçük harf kullanımına özen gösterilmediği görülmektedir.
Örnek 76
Hatalı Cevap Metni:
Başvurunuza ait cevap Ek’tedir.
İyi günler dileriz.
Ek: CİMER Başvurusu.doc
*Bu örnekte ayrıca büyük/küçük harf kullanımına özen gösterilmediği ve gereksiz noktalama işareti
kullanıldığı görülmektedir.
91
- 82 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
2.3.4.2. Ekte Olduğu Belirtilen Belgenin Cevaba Eklenmemesi
Aşağıdaki örneklerde cevap metni içerisinde “Ekte gönderilmiştir.” veya “Ekte fotoğ­
raf mevcuttur.” gibi ifadeler kullanılarak cevap metnine bir belge eklendiği belirtilmiştir.
Ancak, cevap metni incelendiğinde ekli bir dosya bulunmadığı görülmektedir.
Doğrusu: Eğer cevap metnine bir belge eklenmesine karar verilmiş ve özellikle de
metnin içerisinde bu belgenin eklendiği bildirilmişse, ilgili belgeler mutlaka cevaba eklen­
meli, unutulmamalıdır. CİMER kullanıcılarının cevap metinlerini vatandaşa göndermeden
önce tekrar kontrol etmeleri bu tür hataların önüne geçecektir.
Örnek 77
Hatalı Cevap Metni:
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezine yapmış olduğunuz başvurunuz incelenmiş olup
Doğum Tutanağınızda doğum saatinizin yazmadığı anlaşılmıştır. Doğum Tutanağınız ekte
gönderilmiştir. Bilgilerinize sunarız.
*Bu örnekte ayrıca büyük/küçük harf kullanımına özen gösterilmediği görülmektedir.
Örnek 78
Hatalı Cevap Metni:
İlgi Cimer talebinde ******** Mahallesi ***** ***** Caddesi **** ******** Apt. No: **
önünde ki ağacın budanması talep edilmiştir. Talep müdürlük personellerimiz tarafından
yapılmış olup; ekte fotoğraf mevcuttur.
Bilgilerinize sunar. iyi günler dileriz.
*Bu örnekte ayrıca CİMER’in yanlış yazıldığı, imla hatası bulunduğu, cevap metninde başvurunun
özetlendiği, gereksiz noktalama işareti kullanıldığı ve büyük/küçük harf kullanımına özen gösterilmediği
görülmektedir.
92
- 83 -
Başvuru Cevap Sürecinde Yapılan Hatalara Örnekler
2.3.4.3. Ekli Belgelerin İsimlerinin/İçeriklerinin Resmî ve Açıklayıcı
Nitelikte Olmaması
Aşağıdaki örneklerde ekli dosyalara verilen isimler gösterilmiştir. İlk iki örnekte ekli
dosyaların gayriresmî bir şekilde isimlendirildiği, son örnekte ise cevap metnine eklenen
belgenin resmiyetten uzak olduğu görülmektedir.
Doğrusu: Cevap metnine eklenen belgeler isimlendirilirken resmî, açıklayıcı ve kişisel
bilgi içermeyen ifadeler kullanılmalıdır.
Örnek 79
Hatalı Cevap Metni:
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezine yapmış olduğunuz başvurunuz incelenmiş, başvuru
hakkında **.**.**** tarih ve 2********* sayılı cimer başvurusunuzda gerekli işlemlerin
yapıldığı aynı içerikteki başvuruya yapılacak bir işlem bulunmadığı ***** Müdürlüğünün
**.**.**** tarih ve E.**** sayılı yazısı ile bildirilmiştir.
Cevaben bilgilerinize sunarız.
Ek: Doc03686420231027070816.pdf
*Bu örnekte ayrıca başvuru tarihi ve sayısının cevap metnine yazıldığı, CİMER’in yanlış yazıldığı, imla
hatası bulunduğu ve noktalama işaretlerinin gerekli olduğu yerlerde kullanılmadığı görülmektedir.
Örnek 80
Hatalı Cevap Metni:
Müracaat ile ilgili yapılan inceleme rapor u ilişikte sunulmuştur.
Bilgilerinize rica ederim.
Ek: Tolgahannnnnnnnnnnn.pdf
*Bu örnekte ayrıca imla hatası bulunduğu görülmektedir.
93
- 84 -
Görsel
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Örnek 81
Hatalı Cevap Metni:
**.**.**** TARİHLİ CİMER BAŞVURUNUZA **** ***** ** ***** MÜDÜRLÜĞÜ ****** *******
ŞUBESİNDE SORUMLU PERSONELİN VERDİĞİ CEVAP VE RAPOR EKTEKİ DOSYADA
SUNULMUŞTUR. BİLGİLERİNİZE RİCA OLUNUR.
Ek: CİMER RAPOR.pdf
*Bu örnekte ayrıca başvuru tarihinin cevap metnine yazıldığı ve cevap metninin tamamının büyük harflerle
yazıldığı görülmektedir.
Ek:
94
- 85 -
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
İyileşme Örnekleri
- 86 -
İyileşme Örnekleri
Kamu kurumlarındaki CİMER kullanıcılarının başvurulara verdikleri cevaplar, kıla­
vuzda daha önce de belirtildiği üzere işleyiş, içerik ve biçim yönünden İletişim Başkanlığı
Halkla İlişkiler Dairesi bünyesindeki İnceleme ve Denetim Koordinatörlüğü tarafından
belirli aralıklarla incelemeden geçirilmektedir. Bu incelemeler sonucunda cevap metin­
lerinde karşılaşılan hatalar ile süreçteki aksaklıklar not edilmekte, hata yapan CİMER
kullanıcıları önce telefon, ardından da elektronik posta yoluyla yaptıkları hatalar ve bu
hataların nasıl düzeltilebileceği konusunda bilgilendirilmektedir. Bütün incelemeler ve
kullanıcılar ile yapılan telefon görüşmeleri sonrasında hazırlanan raporlar ilgili kurumlar­
daki yöneticilerle paylaşılmakta ve istatistikler kaydedilerek bir inceleme dönemi sonlan­
dırılmaktadır. Sonrasında hataların tekrarlanıp tekrarlanmadığını tespit etmek amacıyla
daha önce incelenen kurumların faaliyetleri yeniden kontrol edilmektedir. İzleyen süreçte,
önceden hataları hakkında bilgilendirilen CİMER kullanıcılarının faaliyetlerine devam
etmeleri ve yeni başvurulara işlem yapabilmeleri için makul bir süre geçmesi beklen­
mekte, ardından ilgili kişilerin yeni karşılaştığı başvurulara verdikleri cevaplar kontrol
edilmektedir. Böylece, hataların devam edip etmediği tespit edilmektedir. Bütün bunların
ardından hatalar tekrar ediyorsa ilgili kullanıcı ile bir kez daha telefonda görüşülmektedir.
Yeni cevaplarda hataların tekrar etmediği takdirde ilgili kullanıcıların faaliyetleri “iyileş­
me” olarak alınmaktadır. Bunların yanı sıra, ilgili kullanıcılar başka yeni hatalar yaptıysa,
bu hataları hakkında ayrıca aranmakta ve bilgilendirilmektedir. Israrla tekrar eden hatalar
için ise öncelikle kullanıcının bir üst amirine bilgi verilmekte, son aşamada ise resmî yazı
ile kurum yöneticisine durum bildirilmektedir.
Kılavuzun bu bölümünde, iyileşmelerin gösterilebileceği hata türlerinden öne çıkan ör­
nekler seçilmiş ve her bir örnekte daha önce hata yapan bir kullanıcının telefon ve elektro­
nik posta yoluyla bilgilendirildikten sonra karşılaştığı başka bir başvuruya verdiği cevapta
hatasını nasıl düzelttiği gösterilmiş ve açıklanmıştır. Bu örneklerde de ikinci bölümde ol­
duğu gibi ilgili başlığa ilişkin hatalar kırmızıyla, o başlıktaki konu haricinde yapılan diğer
hatalar ise maviyle işaretlenmiş ve açıklanmış, iyileşmiş metinlerde yeni hatalar varsa bu
hatalarla ilgili de not düşülmüştür. Bu bölümde de aynı şekilde başvuru metni olmaksızın
anlaşılamayacak cevap metinlerinin öncesinde başvuru metinleri de gösterilmiştir.
97
- 87 -
3.1. Sayın
Cumhurbaşkanımız ile
Görüşme Talebi İçeren
Başvuruların Cevaplanması
- 88 -
Görsel
İyileşme Örnekleri
Aşağıdaki hatalı örnekte bir kullanıcının daha önce Sayın Cumhurbaşkanımız ile gö­
rüşme talebi içeren baş­vuruya cevap verdiği gösterilmiştir. İyileşme örneğinde ise kulla­
nıcının bu tür başvuruların cevaplanmaması ve doğrudan CİMER’e sevk edilmesi gerek­
tiği konusunda bilgilendirildikten sonra gelen başka bir başvuruyu cevaplamadan direkt
CİMER’e gönderdiği görülmektedir.
Örnek 1
Hatalı Örnek
Başvuru Metni:
Acil Sayın Cumhurbaşkanı ile görüşmek istiyorum.
Hatalı Cevap Metni:
(Bir Valilik tarafından verilen cevap metni)
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezine yapmış olduğunuz başvurunuz incelenmiştir.
Görüşme talebiniz, Sayın Cumhurbaşkanımızın yoğun programlarından dolayı
değerlendirilememiştir. Bu vesileyle Sayın Cumhurbaşkanımıza gösterdiğiniz yakın ilgiden
dolayı kendisi adına teşekkür eder, en iyi dileklerimizi sunarız.
Bununla birlikte; dilekçe ve bilgi edinme hakkı kapsamındaki başvurularınızı CİMER’e
iletmeniz halinde; müracaatlarınız tarafımızca değerlendirilerek işleme alınacaktır.
İyileşme Örneği
Başvuru Metni:
(...) Sayın Cumhurbaşkanımız ile görüşmek istiyorum.
Başvuru Hareketleri:
99
- 89 -
3.2. Cevap Metnine
Kişisel Bilgilerin
Görüntülenemediği
Gerekçesiyle İşlem
Yapılamadığının Yazılması
- 90 -
İyileşme Örnekleri
Aşağıdaki hatalı örneklerde kullanıcıların daha önce cevap metninde kişisel bilgilerin
görüntüleneme­diği gerekçesiyle başvuruya işlem yapılamadığını yazdıkları gösterilmiştir.
İyileşme örneklerinde ise aynı kullanıcıların bu konuda uyarıl­dıktan sonra gelen başka baş­
vurulara kimlik bilgilerini görmeseler de işlem yaparak cevap yazdıkları görülmektedir.
Örnek 2
Hatalı Cevap Metni:
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezine yapmış olduğunuz başvurunuz incelenmiş ancak
başvurunuzda Kişisel Verileri Koruma Kanunu gereği ad soyad ve iletişim bilgilerinizi
CİMER sistemi üzerinden göremediğimiz için açık adres bilgilerinizi metin içerisinde tekrar
girerek başvuru yapabilirsiniz. Bilgilerinize sunulur.
*Bu örnekte ayrıca anlatım bozukluğu yapıldığı dikkat çekmektedir.
İyileşmiş Cevap Metni:
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezine yapmış olduğunuz başvurunuz incelenmiştir. İlgili
dilekçede belirtilen şikayet konusu ile ilgili Belediyemiz teknik personellerince gerekli
inceleme yapılacak olup tekrar bilgi verilecektir. Bilgilerinize arz olunur.
Örnek 3
Hatalı Cevap Metni:
Adres bilgisi gerekmektedir.
İyileşmiş Cevap Metni:
Şikayet başvurunuza istinaden söz konusu işletme yetkilisine ekiplerimizce gerekli uyarılar
yapılmıştır.
101
- 91 -
3.3. Kişisel Bilgilerin
Cevap Metninde, Sevk
Notunda, Ekli Dosya İsim
ve İçeriklerinde Açıkça
Yazılması
- 92 -
İyileşme Örnekleri
Aşağıdaki hatalı örneklerde CİMER kullanıcılarının daha önce cevap metninde, ekli dos­
ya isminde veya sevk notunda başvuru sahibinin kişisel bilgilerinin açıkça yazdığı cevap
metinleri gösterilmiştir. İyileşme örneklerindeyse ilgili kullanıcıların bu konuda uyarıldıktan
sonra cevap işlemlerinde kişisel bilgilere yer vermedikleri görülmektedir. Hatta son örnek­
teki kullanıcının sevk notuna kişisel bilgilerin gizlenmesine ilişkin bir hatırlatma eklediği
dikkat çekmektedir.
Örnek 4
Hatalı Cevap Metni:
(Cevap metninde kimlik bilgisi)
Şikayetçi Sevim **** ile görüşülmüş olup ilgili personellere gerekli uyarı ve bilgilendirme
yapılmıştır.
İyileşmiş Cevap Metni:
Sayın başvuru sahibi; güncelleme işlemi yapılmış olup GSS borcunuz bulunmamaktadır.
Bilgilerinize.
*Bu örnekte gereksiz/yanlış hitap kullanıldığı görülmektedir.
Örnek 5
Hatalı Cevap Metni:
(Ekli dosya isminde kimlik bilgisi)
Başvuru sahibine e-posta yolu ile bilgi verilmiştir.
Ek: Ayşe ****.doc
*Bu örnekte ayrıca cevabın CİMER’e hitaben yazıldığı, cevabın sisteme işlenmediği ve ekli dosyalarda yanlış
format kullanıldığı görülmektedir.
İyileşmiş Cevap Metni:
Başvuru sahibine **.**.**** tarih ve *** sayılı yazı ile bilgi verilmiştir.
Ek: CİMER.JPG
*Bu örnekte ilgili kullanıcının cevabı yine CİMER’e hitaben yazdığı görülmektedir.
103
- 93 -
GörselGörsel
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Örnek 6
Başvuru Hareketleri:
(Sevk notunda kimlik bilgisi)
Sevk Notu:
104
- 94 -
GörselGörsel
İyileşme Örnekleri
Başvuru Hareketleri:
Sevk Notu:
105
- 95 -
3.4. Başvurulara Çok Kısa,
Açıklayıcı Olmayan ve
Yetersiz Cevap Verilmesi
- 96 -
İyileşme Örnekleri
Aşağıdaki hatalı örnekte daha önce gelen başvuruya çok kısa ve açıklama yapmadan
cevap yazan bir kullanıcının yapılan bilgilendirmeler neticesinde sonradan gelen başka bir
başvuruya açıklama yaparak cevap verdiği görülmektedir.
Örnek 7
Hatalı Cevap Metni:
CİMER müracaatınız mevzuat kapsamında işleme alınmıştır.
Bilgilerinize sunulur.
İyileşmiş Cevap Metni:
CİMER müracaatınıza istinaden yapılan MERNİS incelemesinde hanede 18 yaş altı
çocuk bulunmamasından dolayı tarafınıza uygun Müdürlüğümüzde hizmet modelinin
bulunmadığı hususu;
Bilgilerinize sunulur.
107
- 97 -
3.5. Cevap Metninde
Konuşma Dili Kullanılması
- 98 -
İyileşme Örnekleri
Aşağıda, daha önce cevap metninde konuşma dili kullanan ve şahsi ifadelere yer veren
kullanıcıların cevap metinlerinin resmî bir üslup ile yazılması gerektiği konusunda uyarıl­
dıktan sonra verdikleri cevaplar gösterilmektedir.
Örnek 8
Hatalı Cevap Metni:
9 günlük bayram tatilinde müzeye gelen ziyaretçi sayısı 130.00 kişidir mecburen galoş
kullanmak zorundayız çünkü denemediğimiz hiç bir şey kalmadı en pratik en hijyenik
çözüm galoş bilgilerinize arz ederim
*Bu örnekte ayrıca noktalama ve imla hatalarının bulunduğu ve kişisel ifadelerin kullanıldığı görülmektedir.
İyileşmiş Cevap Metni:
Başvurunuz incelenmiştir. Müzenin ücretli olması hakkındaki talebiniz ****** ********** **
******* Genel Müdürlüğü ve ***** ******* *********** Merkez Müdürlüğü’ne iletilmiştir.
Bilginize sunulur.
*Bu örnekte noktalama hatasının devam ettiği görülmektedir.
Örnek 9
Hatalı Cevap Metni:
daha net yazabilirsenin ilgili kurumlara yönlendiririz. iyi günler
*Bu örnekte ayrıca büyük/küçük harf kullanımına özen gösterilmediği, imla hatası bulunduğu ve noktalama
işareti kullanılmadığı görülmektedir.
İyileşmiş Cevap Metni:
Ağır hasarlı binalar ***** tarafından yıkıldı. Riskli yapıların yıkımına henüz başlanmadı.
Bilgilerinize.
109
- 99 -
3.6. Başvurulara Tartışma
Üslubu ile Cevap Verilmesi
- 100 -
İyileşme Örnekleri
Daha önce gelen bir başvuruya cevap verirken tartışma üslubunu benimseyen ve me­
seleyi şahsileştiren bir kullanıcının konu hakkında yapılan uyarıdan sonra gelen başka bir
başvuruya verdiği cevap aşağıdaki örnekte gösterilmektedir.
Örnek 10
Hatalı Cevap Metni:
************ mahallemizde su şebekesi ve su deposu kullanılacak durumda değilken
mahalleye 15 km su şebekesi çekilerek 250 tonluk su deposu yapılıp faaliyete
geçmiştir. Mahallemizde hiçbir şekilde su problemi yoktur. İnsanlar çok memnundur.
Memnuneyetini iletmektedir. Buda seçim sahtına atılan yalan dolan iftiralardan biridir.
*Bu örnekte ayrıca imla hatalarının bulunduğu görülmektedir.
İyileşmiş Cevap Metni:
Şuan için belediyemizde yeterli özkaynak ve sermaye bulunmadığından yolu yaptırmaya
olanağımız yoktur. Gerekli kurumlara asfat ve kilit parke taşı hibe taleplerimizi yapıyoruz.
Olumlu sonuçlanması durumunda ************ Mahallemizin yol sorununu çözeceğiz.
Teşekkürler iyi günler dileriz.
*Bu örnekte imla hatalarının devam ettiği görülmektedir.
111
- 101 -
3.7. Şikâyet Edilen
Personelin Savunma
Evrakının Doğrudan
Başvuru Sahibine
Gönderilmesi
- 102 -
İyileşme Örnekleri
Aşağıdaki hatalı örnekte daha önce gelen bir şikâyet başvurusuna cevap verirken şikâ­
yet edilen personelin savunma evrakını doğrudan başvuru sahibine ilettiği bir cevap gös­
terilmiştir. İlgili kullanıcının bu tür durumlarda savunma evrakının başvuruya eklenmesi
yerine incelemeden çıkarılan sonuçların cevap metnine yazılması gerektiği konusunda
bilgilendirildikten sonra hatasını düzelttiği görülmektedir.
Örnek 11
Hatalı Cevap Metni:
**/**/**** tarih ve 2********* sayılı CİMER başvurunuz incelenmiştir. 3071 sayılı Dilekçe
Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun çerçevesinde; şikayetinize konu olan Uzm. Dr. *****
******’ın cevap yazısının ekte sunulduğunu tarafınıza bildiririz.
Bilgilerinize sunulur.
Ek: ***** ****** Cevap Yazısı **.**.****
*Bu örnekte ayrıca başvuru tarihi ve sayısına cevap metninde yer verildiği görülmektedir.
İyileşmiş Cevap Metni:
**.**.**** tarih ve 2********* sayılı CİMER başvurunuz incelenmiştir. 3071 sayılı Dilekçe
Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun çerçevesinde; Nöroloji Uzmanı ***** Beyin şikayetiniz
doğrultusunda detaylı anamnezi almış ve fizik muayenenizin yapıldığı öğrenilmiştir. Bunun
sonucunda (...) bulgusuna ulaşılmıştır. Ancak tanının doğrulanması için MR ihtiyacı vardır.
***** Bey hastanemizin şartlarını belirterek MR çekilebilecek bir yere gitmeniz gerektiği
bilgisini tarafınıza aktarmıştır. Fakat ileri bir merkeze başvurmadığınız öğrenilmiştir. (...)
Nöroloji Uzmanı mevcut şartlarda kendi görevine düşen kısmı yapmış ve tarafınıza gerekli
bilgileri vermiştir. MR çekmeniz önerilmektedir.
Bilgilerinize sunulur.
*Bu örnekte başvuru tarih ve sayısına cevap metninde yer verilmesi hatasının devam ettiği, ayrıca da
noktalama hatasının eklendiği görülmektedir.
113
- 103 -
3.8. Başvuruya Verilen
Cevabın CİMER Sistemine
İşlenmemesi
- 104 -
İyileşme Örnekleri
Aşağıdaki hatalı örneklerde CİMER kullanıcılarının üçüncü kişi hitabıyla yalnızca baş­
vuru sahibiyle görüşüldüğünü/bilgilendirme yapıldığını yazdığı cevap metinleri gösteril­
miştir. İyileşme örneklerinde ise bu kullanıcıların yapılan işlemlerin veya başvurunun so­
nucunun cevap olarak yazılması gerektiği konusunda uyarıldıktan sonra gelen başvurulara
verdikleri cevaplar görülmektedir. Kullanıcıların iyileşme örneklerinde başvuru sahibine
hitaben ve yapılan işlemleri açıklayan cevaplar yazdıkları ve CİMER sistemine işledikleri
dikkat çekmektedir.
Örnek 12
Hatalı Cevap Metni:
Başvuru sahibiyle telefonda görüşülüp gerekli bilgilendirme yapılmıştır.
Sağlıklı günler dileriz.
İyileşmiş Cevap Metni:
Başvurunuz incelenmiştir.İlgili hekimle görüşülmüştür.Hekim,hastanın tedavisi
için pedodonti polikliniğine yönlendirildiğini bunun için yeşil alan açılmasına gerek
olmadığını söylemiştir.Sağlık Bakanlığı 182 çağrı merkezi, MHRS Web sitesi veya MHRS
mobil uygulamasından randevu alarak merkezimize müracaat etmeniz halinde tarafınıza
yardımcı olunacaktır.
Bilginize sunulur.
115
- 105 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Örnek 13
Hatalı Cevap Metni:
**/**/**** tarihinde başvuru sahibi aranarak durum hakkında görüşüldü.
İyileşmiş Cevap Metni:
Başvurunuz incelenmiştir.Kurumumuzda tüm branşlarda uzmanlarımız bulunmakta olup
tüm hekimlerimizin tanı ve tedavi planına göre tüm malzemelerimiz mevcuttur.Kanal
tedavisi, dolgu, protez, diş çekimi vs. gibi tüm tedavi hizmetleri yapılmaktadır. Bilgilerinize
sunulur.
116
- 106 -
3.9. Cevap Metninde
Başvurunun Özetlenmesi
- 107 -
İyileşme Örnekleri
Aşağıdaki hatalı örnekte bir CİMER kullanıcısının daha önceki bir başvuruda başvuru­
yu ve talep edilen hususu özetleyerek yazdığı bir cevap metni gösterilmiştir. Aynı kullanı­
cının cevap metinlerinin öz bir şekilde yazılması gerektiği konusunda bilgilen­dirildikten
sonra gelen başka bir başvuruya yazdığı cevap metni iyileşme örneğinde görülmektedir.
Örnek 14
Hatalı Cevap Metni:
******* İlçesi, ****** Mahallesinde ******* Belediye Başkanlığınca yapılan imar planı
çalışmaları sonucunda ****** Mahallesinde ikamet eden vatandaşların arsalarının
******* Belediyesi ve Hazine ile hisselendirildiği, belediye hisselerinin makul fiyatlarla
satıldığı ancak Hazine hisseleri için belirlenen fiyatların yüksek olması nedeniyle satış
işlemlerinin gerçekleşemediği bu nedenle mağduriyetlerin yaşandığı belirtilerek Hazine
hisselerinin ******* Belediyesinin belirlediği fiyatlar üzerinden satılması veya emlak vergisi
için belirlenen rayiç bedelin on katını geçmemesi ayrıca, taşınmazda bulunan Hazine
hissesinin hissedarlarına doğrudan satışına ilişkin şartların yeniden düzenlenerek Hazine
hisselerinin makul fiyatlarla satılması **.**.**** tarihli ve 2********* sayılı başvurunuzla
talep edilmiştir.
Bilindiği üzere, çeşitli nedenlerle hisseli hale gelmiş taşınmazlardaki Hazine
hisselerinin taşınmazın yüzde kırkını veya hisse miktarının uygulama imar planı sınırları
içinde dörtyüz, dışında ise dörtbin metrekareyi aşmaması kaydıyla talepte bulunan
hissedarlarına rayiç bedel üzerinden doğrudan satılabileceği 4706 sayılı Kanunun
4/c maddesi ile hüküm altına alınmıştır. Bu kapsamda, hisseli taşınmazlardaki Hazine
hisselerinin emlak vergi değeri üzerinden her koşulda hissedarlarına doğrudan satışıyla
ilgili yasal bir düzenleme bulunmadığından talebiniz hakkında İdaremizce yapılacak
herhangi bir işlem bulunmamaktadır.
Bilgilerinize sunulur.
*Bu örnekte ayrıca cevap metninde başvuru tarihi ve sayısına yer verildiği ve noktalama ile imla hatalarının
bulunduğu görülmektedir.
119
- 108 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Örnek 14
İyileşmiş Cevap Metni:
Başvurunuz incelenmiş olup; yapılan incelemede, söz konusu taşınmazın **** *******
Mahallesi *** ada ** parselde (eski *** parsel) kaldığı, ancak taşınmazın üzerinde dava
bulunduğu ve *** ada * parsel no.lu orman vasıflı taşınmaz ile mükerrerlik oluşturduğu
anlaşılmış olup, dava sonuçlandıktan ve mükerrerlik sorunu ortadan kalktıktan sonra
İdaremiz tarafından 3194 sayılı İmar Kanununun geçici 16. maddesi uyarınca yapı kayıt
belgelerine yönelik inceleme değerlendirme yapılacaktır.
Bilgilerinize sunulur.
*Bu örnekte noktalama hatalarının devam ettiği görülmektedir.
120
- 109 -
3.10. Cevap Metninin
Tamamının Büyük Harflerle
Yazılması
- 110 -
İyileşme Örnekleri
Aşağıdaki örneklerde daha önce cevap metnini resmî yazışma kurallarına aykırı olarak
tamamen büyük harflerle yazan kullanıcıların konu hakkında uyarıldıktan sonra bu hata­
larını düzelttikleri görülmektedir.
Örnek 15
Hatalı Cevap Metni:
DOĞUM BELGESİNDE YAPILAN İNCELEMEDE DOĞUM SAATİNİZ 14:00 OLARAK KAYITLIDIR.
BİLGİLERİNİZE SUNULUR.
İyileşmiş Cevap Metni:
Başvurunuz üzerine yapılan incelemede doğum saatinizin 13:00 olduğu tespit edilmiştir.
Bilgilerinize sunulur.
Örnek 16
Hatalı Cevap Metni:
BAŞVURUNUZ DEĞERLENDİRİLMEK ÜZERE MÜTEVELLİ HEYET GÜNDEMİNE ALINMIŞTIR.
İyileşmiş Cevap Metni:
Başvuru dilekçeniz değerlendirilmek üzere Mütevelli Heyet Gündemine alınmıştır.
*Bu örnekte büyük/küçük harf kullanımına özen gösterilmediği görülmektedir.
123
- 111 -
3.11. Tamamlanmamış /
Düşük Cümle Kullanılması
ve Anlatım Bozukluğu
Yapılması
- 112 -
İyileşme Örnekleri
Daha önce cümlesini tamamlamadan cevap metnini gönderen bir kullanıcının konu
hakkında uyarıldıktan sonra bu hatasını düzettiği aşağıdaki örnekte gösterilmektedir.
Örnek 17
Hatalı Cevap Metni:
Bahse konu yapının metruk yapı statüsünde olmadığı, gerekli emniyet tedbirlerinin
alınmış olduğu giriş çıkışların kapalı olduğu diğer hususlar yönünden müdürlüğümüze
yapılacak işlem bulunmadığı.
İyileşmiş Cevap Metni:
Bahse konu alan özel mülkiyet olup; aynı zamanda sepetli araç yanaşamadığı için,
herhangi bir çalışma yapılmayacaktır.
*Bu örnekte gereksiz noktalama işareti kullanıldığı görülmektedir.
125
- 113 -
3.12. CİMER’in Yanlış
Yazılması
- 114 -
İyileşme Örnekleri
Daha önceki cevap metinlerinde Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezini “cimer” şeklin­
de yazarak hata yapan bir kullanıcının bu hatasını uyarıldıktan sonra düzelterek “CİMER”
yazdığı aşağıdaki örnekte gösterilmektedir.
Örnek 18
Hatalı Cevap Metni:
Cimer Başvurunuz incelenmiş olup 12 ay süreli SED yardımınızın onaylandığı, ödeme
sürecinde olduğu tespit edilmiştir. Bilgilerinize sunulur.
İyileşmiş Cevap Metni:
CİMER başvurunuza istinaden Müdürlüğümüzce gerekli görüşme ve incelemeler
sağlanmış olup Sosyal ve Ekonomik Destek Hizmetleri Yönetmeliği gereğince başvurunuz
olumsuz değerlendirilmiştir. Bilgilerinize sunar, iyi günler dileriz.
127
- 115 -
3.13. Gereksiz/Yanlış Hitap
Kullanılması
- 116 -
İyileşme Örnekleri
Daha önce bir başvuruya yazdığı cevaba gereksiz ve uygunsuz hitap kullanarak baş­
layan bir kullanıcının cevap metinlerine nasıl başlanması gerektiği hakkında bilgilendiril­
dikten sonra yazdığı başka bir cevap metni aşağıdaki örnekte görülmektedir.
Örnek 19
Hatalı Cevap Metni:
Sn. Yakınmacı;
12/10/2017 tarihinde kabul edilen ve 25/10/2017 tarihinde Resmi Gazetede yayımlanan
7036 no lu İş Mahkemeleri Kanununun 13. maddesine göre ‘’ İşçilerin kanundan, iş
ve toplu iş sözleşmesinden doğan bireysel alacaklarına ilişkin başvuruları üzerine iş
sözleşmesinin devam etmesi kaydıyla’’ incelemenin İş Teftiş Grup Başkanlıklarınca
yapılacağı belirtilmiş, 14. maddesi ile de İl Müdürlüklerinin ‘’İş sözleşmesi fiilen sona
eren işçilerin’’ kanundan, iş ve toplu iş sözleşmesinden doğan bireysel alacaklarına ilişkin
şikayetleri inceleme yetkisi kaldırılmıştır. Bireysel veya toplu iş sözleşmesine dayanan işçi
alacak ve tazminatları için arabulucuya başvurulmuş olması dava şartı haline getirilmiştir.
CİMER üzerinden gönderilen şikayet konularınız ile ilgili dilekçenizden iş akdinizin;
işyerinden sonlandığı anlaşıldığından (‘’firmasında çalışmış olup’’ beyanınız) İl
Müdürlüğümüzce inceleme yapılamayacak olup, iddialarınız ile ilgili yukarıda belirtilen
kanunun ilgili hükümleri uyarınca İş Mahkemesine başvurmadan önce arabulucuya
(Adliyede bürosu bulunan) başvurmanız gerektiği hususunda,
Bilgilerinizi rica ederim.
*Bu örnekte ayrıca kişisel ifadelerin kullanıldığı görülmektedir.
İyileşmiş Cevap Metni:
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezine yapmış olduğunuz başvurunuz incelenmiştir.
Dilekçeniz iş akdiniz devam ediyor olduğundan değerlendirilmek üzere ilgili rehberlik ve
teftiş grup başkanlığına iletilecektir. Değerlendirme/ İncelenmeye uygun takdir edilip/
edilmeyip cevap gelmesi halinde tarafınıza bildirim yapılacaktır.
Bilginize sunulur.
129
- 117 -
3.14. Cevap Metninin
CİMER’e Hitaben Yazılması
- 118 -
İyileşme Örnekleri
Aşağıdaki örnekte daha önceki bir başvuruya CİMER’e hitaben cevap yazan kullanı­
cının, cevapları başvuru sahiplerinin gördüğü ve onlara hitaben yazılması gerektiği hak­
kında bilgilendirildikten sonra gelen başka bir başvuruya yazdığı cevap görülmektedir.
Örnek 20
Hatalı Cevap Metni:
Sayın başvuru sahibi; ile yapılan telefon görüşmesinde kurumumuzca yapılabilecek
herhangi bir işlem olmadığı fakat ilk teşhisi koyan hastaneye giderek gerekli dokümanları
isteyebileceği söylendi.
Bilgilerinize sunar, sağlıklı günler dileriz.
*Bu örnekte ayrıca gereksiz noktalama işareti kullanıldığı görülmektedir.
İyileşmiş Cevap Metni:
Sayın başvuru sahibi; başvurunuz incelenmiş olup, ****** ASM’ nin çalışma saatleri belli
olup, mesai saatleri dışında ve tatil günleri en yakın 24 saat esasına göre çalışan ********
Sağlık Ocağından yararlanabilirsiniz.
Bilginize sunar, sağlıklı günler dileriz.
*Bu örnekte gereksiz noktalama işareti kullanma hatasının devam ettiği, ayrıca gereksiz/yanlış hitap
kullanma hatasının eklendiği görülmektedir.
131
- 119 -
3.15. Hazır Cevap
Şablonlarının Yersiz
Kullanılması
- 120 -
İyileşme Örnekleri
Daha önce gelen bir başvuruya başvuru konusu ile alakasız ve talebi karşılamayacak
şekilde, başvuruyu kapatmak amacıyla alakasız bir hazır cevap şablonu ile cevap veren
bir kullanıcının bu konuda uyarıldıktan sonra ilgili başvuru metninde talep edilen husus
özelinde cevap vererek bu hatasını düzelttiği aşağıdaki örnekte görülmektedir.
Örnek 21
Hatalı Örnek
Başvuru Metni:
**** ****** ******** Köyünden **** Köyüne taşımalı olarak **** okuluna çocuklarımız gidiyor.
Devletimiz yemek veriyor taşımalı olduğu için ama okul bahçe duvarının dışında bakkal
minibüs koymuş. Çitlerin üstünden öğrenciler alışveriş yapıyor. Onu önlenmesini istiyoruz.
(...)
Hatalı Cevap Metni:
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezine yapmış olduğunuz başvurunuz incelenmiş olup
müracaatınızda yer alan hususlar tarafımızca kayıt altına alınmıştır. Bilgilerinize sunarız.
133
- 121 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Örnek 21
İyileşme Örneği
Başvuru Metni:
**** ****** **** ***** Ortaokulunda geçici öğretmenlik yapan ***** ******** adlı öğretmen
öğrencilerle ilgilenmiyor. Ders esnasında telefon ya da başka şeylerle ilgileniyor ve sürekli
öğrencilere olmamış deyip sürekli aynı projeyi yaptırıyor. Biz veliler olarak bu konuda çok
sinirliyiz ilgili makamlara yollanmasını istiyorum. Lütfen bu öğretmen ***** ********** ile
ilgilenin, lütfen yardım edin.
İyileşmiş Cevap Metni:
Sayın velimiz adı geçen öğretmenimiz ile ilgili okul müdür ile görüşülmüş olup gerekli
uyarılar yapılmıştır.
*Bu örnekte anlatım bozukluğu yapıldığı görülmektedir.
134
- 122 -
3.16. Hazır Cevap
Şablonlarında Doldurulması
Gereken Yerlerin Boş
Bırakılması
- 123 -
İyileşme Örnekleri
Daha önce kullandığı hazır cevap şablonunda başvuru numarası yazılarak doldurul­
ması için boş bırakılan yeri doldurmayan bir kullanıcının uyarıldıktan sonra bu hatasını
düzelttiği aşağıdaki örnekte görülmektedir.
Örnek 22
Hatalı Cevap Metni:
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezine yapmış olduğunuz başvurunuz incelenmiştir.
Aynı konuya ilişkin yapmış olduğunuz ....... sayılı müracaat bulunduğundan, başvurunuz
5690 sayılı Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi Yönetmeliğinin 5/2f maddesi kapsamında
değerlendirilmiştir.
Bu sebeple müracaatınızın işleme alınmadığı hususu bilginize sunulur.
İyileşmiş Cevap Metni:
Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezine yapmış olduğunuz başvurunuz incelenmiştir.
Aynı konuya ilişkin yapmış olduğunuz 2********** sayılı müracaat bulunduğundan,
başvurunuz 5690 sayılı Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi Yönetmeliğinin 5/2f maddesi
kapsamında değerlendirilmiştir.
Bu sebeple müracaatınızın işleme alınmadığı hususu bilginize sunulur.
137
- 124 -
3.17. Ekli Dosyalarda Yanlış
Format Kullanılması
- 125 -
İyileşme Örnekleri
Aşağıdaki örnekte daha önceki bir başvurunun cevabına “DOCX” formatında belge
ekleyen bir kullanıcının bu konuda bilgilendirildikten sonra “PDF” formatı kullandığı gö­
rülmektedir.
Örnek 23
Hatalı Cevap Metni:
**.**.**** tarih ve 2********* sayılı müracaatınız;
Ek: 2*********.docx
*Bu örnekte ayrıca cevap metninde başvuru tarihi ve sayısına yer verildiği ve cümlenin tamamlanmadığı
görülmektedir.
İyileşmiş Cevap Metni:
**.**.**** tarih ve 2********* sayılı müracaatınız.
Ek: Ç********.pdf
*Bu örnekte cevap metninde başvuru tarihi ve sayısına yer verilmesi ve tamamlanmamış cümle kullanılması
hatalarının devam ettiği görülmektedir.
139
- 126 -
3.18. Ekli Belgelerin
İsimlerinin/İçeriklerinin
Resmî ve Açıklayıcı
Nitelikte Olmaması
- 127 -
İyileşme Örnekleri
Daha önce başvuruya eklediği belgeyi gayriresmî bir şekilde isimlendiren bir kullanı­
cının bu konuda uyarıldıktan sonra gelen başka bir başvuruda hatasını düzelterek belgeyi
başvuru numarasıyla isimlendirdiği aşağıdaki örnekte görülmektedir.
Örnek 24
Hatalı Cevap Metni:
CİMER başvurunuza yazılı bilgi ekte gönderilmiştir.
Bilgilerini rica ederim.
“medyumvefaycıcimer.pdf”
*Bu örnekte ayrıca kişisel ifadelerin kullanıldığı görülmektedir.
İyileşmiş Cevap Metni:
CİMER başvurunuza yazılı bilgi ekte gönderilmiştir.
Bilgilerini rica ederim.
“2**********.pdf”
*Bu örnekte kişisel ifadeler kullanılması hatasının devam ettiği görülmektedir.
141
- 128 -
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Yasal Dayanaklar
- 129 -
Yasal Dayanaklar
Kılavuzun bu bölümünde CİMER kullanıcılarının dikkat etmeleri gereken hususların
ve bu noktadan hareketle sürecin doğru ve sorunsuz bir şekilde ilerlemesinin sağlanması
için gerçekleştirilen denetimlerin yasal arka planı hakkında bilgilere yer verilmiştir. Bura­
da ilgili kısımları gösterilen mevzuat, sistemin işleyişinin sağlanması için personele yük­
lenen sorumluluklara ve dikkat edilmesi gereken hususlara işaret etmekle birlikte, gerçek­
leştirilen denetimler için kaynak ve dayanak teşkil etmesi bakımından CİMER sisteminde
görev yapan tüm kamu çalışanları için son derece önemlidir.
Daha önce de bahsedildiği üzere, CİMER esas olarak 3071 sayılı Dilekçe Hakkının
Kullanılmasına Dair Kanun ile 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu üzerine temellen­
dirilmiştir ve bu iki hakkın kullanımını kolaylaştıracak şekilde tasarlanmıştır. Dolayısıyla
bu bölümde bahsi geçen iki kanunun CİMER sistemini ve işleyişini ilgilendiren madde
ve fıkralarına yer verilmiştir. Kanunların dışında CİMER’e ilişkin temel mevzuat olan
5690 sayılı Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi Yönetmeliği ise CİMER’in temel ilkele­
ri, görevli personelin tanımları ve sorumlulukları, başvuru cevap süreci ve genel olarak
sistemin işleyişine ilişkin hususları düzenlemektedir. Ancak, yönetmeliğin sadece kılavu­
zun hazırlanmasına temel oluşturan ilgili maddeleri ve fıkraları bu bölümde göste­rilmiştir.
Son olarak, İnceleme ve Denetim Koordinatörlüğü tarafından gerçekleştirilen denetimle­re
yasal bir dayanak teşkil eden 2024/14 sayılı Rehberlik, Teftiş ve Denetim Faaliyetlerinin
Düzenli ve Etkin Bir Şekilde Yerine Getirilmesi konulu Cumhurbaşkanlığı Genelgesi’nin
ise kurumlarda CİMER’den sorumlu üst yöneticilere sistemin işletilmesi ve etkin bir şe­
kilde denetlenmesi açısından sorumluluklar yükle­yen ilgili maddesine de bu bölümde yer
verilmiştir.
143
- 130 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
4.1. 3071 Sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına Dair Kanun
(...)
Dilekçenin incelenmesi ve sonucunun bildirilmesi:
Madde 7 – (Değişik: 2/1/2003-4778/27 md.)
Türk vatandaşlarının ve Türkiye’de ikamet eden yabancıların kendileri ve kamu ile
ilgili dilek ve şikâyetleri konusunda yetkili makamlara yaptıkları başvuruların sonucu
veya yapılmakta olan işlemin safahatı hakkında dilekçe sahiplerine en geç otuz gün içinde
gerekçeli olarak cevap verilir. İşlem safahatının duyurulması hâlinde alınan sonuç ayrıca
bildirilir.
(...)
4.2. 4982 Sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu
(...)
Bilgi verme yükümlülüğü
Madde 5- Kurum ve kuruluşlar, bu Kanunda yer alan istisnalar dışındaki her türlü
bilgi veya belgeyi başvuranların yararlanmasına sunmak ve bilgi edinme başvurularını
etkin, süratli ve doğru sonuçlandırmak üzere, gerekli idarî ve teknik tedbirleri almakla
yükümlüdürler.
(…)
Bilgi veya belgeye erişim süreleri
Madde 11- Kurum ve kuruluşlar, başvuru üzerine istenen bilgi veya belgeye erişimi
onbeş iş günü içinde sağlarlar. Ancak istenen bilgi veya belgenin, başvurulan kurum ve
kuruluş içindeki başka bir birimden sağlanması; başvuru ile ilgili olarak bir başka kurum
ve kuruluşun görüşünün alınmasının gerekmesi veya başvuru içeriğinin birden fazla ku­
rum ve kuruluşu ilgilendirmesi durumlarında bilgi veya belgeye erişim otuz iş günü içinde
sağlanır. Bu durumda, sürenin uzatılması ve bunun gerekçesi başvuru sahibine yazılı ola­
rak ve onbeş iş günlük sürenin bitiminden önce bildirilir. (…)
144
- 131 -
Yasal Dayanaklar
Başvuruların cevaplandırılması
Madde 12- Kurum ve kuruluşlar, bilgi edinme başvurularıyla ilgili cevaplarını yazılı
olarak veya elektronik ortamda başvuru sahibine bildirirler. Başvurunun reddedilmesi hâ­
linde bu kararın gerekçesi ve buna karşı başvuru yolları belirtilir.
(...)
4.3. 5690 Sayılı Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi Yönetmeliği
(...)
Temel ilkeler
MADDE 4- (1) Kamu kurumları ve kamu personelinin bu Yönetmelik kapsamında
görevlerini yerine getirirken başvuru sahibini vatandaş odaklı, etkin, süratli, şeffaf bir
şekilde ve doğru bilgilerle aydınlatması esastır.
(2) Düşünceyi açıklama ve yayma hürriyeti ile katılımcı yönetim anlayışı kapsamında
herkes CİMER aracılığıyla dilekçe ve bilgi edinme haklarını kullanabilir.
(3) Kurum ve kuruluşların üst yöneticileri, CİMER aracılığıyla yapılan başvuruları
dikkate alarak uygulanan kamu politikalarının kamuoyu üzerindeki etkilerini takip eder
ve gerekli tedbirleri alır.
(4) CİMER personeli; CİMER Kapısı aracılığıyla yapılan işlemler ve verilen cevap­
ların resmi yazışma niteliğinde olduğu, bu kapsamda tesis edilen her türlü idari işlem ve
eylemlerin ilgili kurum ve kuruluş adına hukuki sonuç doğuracağı bilinciyle hareket eder.
(5) CİMER personeli, CİMER’e başvuru yapan kişilere ilgili mevzuat kapsamında
sahip oldukları hakları kullanabilmeleri için yardımcı olur.
(…)
Başvuruların değerlendirilmesi
MADDE 7- (1) CİMER’e yapılan başvurular ivedilikle başvuruya işlem yapmak sure­
tiyle cevap verecek ilgili kurum ve kuruluşa ulaştırılır.
145
- 132 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
(2) Kurum ve kuruluşların kendileri ile ilgili görmedikleri başvurular, CİMER Kapısı
aracılığıyla başvurunun yapıldığı kurum ve kuruluş tarafından gerekçesiyle birlikte ilgili
kurum ve kuruluşa iletilir.
(3) Kurum ve kuruluşlar arasında başvuruya işlem yapma hususunda yetki uyuşmazlı­
ğı ortaya çıkması halinde, kurumlardan birinin talebi veya doğrudan Daire Başkanlığının
değerlendirmesi sonucunda alınan karar, ilgili kurum ve kuruluş tarafından yerine getirilir.
(4) Başvuru konusu, bir kamu kurum ve kuruluş personeli ya da yöneticisi hakkında
şikâyet niteliğinde ise başvuru bir üst amire gönderilir ve şikâyet bu amir tarafından işle­
me alınarak başvuru sahibine cevap verilir.
(5) Şikâyet niteliğindeki başvurularda, CİMER personelinin gerekli görmesi halinde
başvuru sahibinin lehine olmak üzere kimlik ve iletişim bilgileri gizlenebilir. Bu durumda
başvuru sahibinin kimlik ve iletişim bilgileri gizli olarak işleme alınır ve sonuçlandırılır.
(…)
Başvuruların cevaplanması
MADDE 8- (1) Başvurulara verilecek cevaplarda 3071 sayılı Kanun ile 4982 sayılı
Kanun ve ilgili mevzuatta yer alan esas ve usullere uyulur.
(2) Fiziki ortamda gönderilmesi gereken cevaplar ile elektronik iletişim bilgileri bu­
lunmayan başvurular hariç olmak üzere; tüm başvurulara CİMER Kapısı aracılığıyla ilgili
kurum ve kuruluş tarafından cevap verilir. Başvuru sahibine verilen cevaplar ayrıca bilgi
edinilmesi amacıyla Başkanlığa veya bölge müdürlüklerine gönderilmez.
(3) Kurum ve kuruluşlarca verilecek cevap kesin nitelikte değilse, mevcut işlemin du­
rumu hakkında başvuru sahibine gecikmeksizin bilgi verilerek ara cevap verilmesi sağ­
lanır. Cevabın kesinleşmesi halinde bu maddenin beşinci fıkrasına uygun olarak başvuru
sahibine ilgili kamu kurum ve kuruluşu tarafından ayrıca cevap verilir.
(4) 5 inci maddenin ikinci fıkrasının (h) bendi hükümlerinde belirtilen durumlar ha­
ricinde başvuru sahiplerine, başvurusunun değerlendirilmeye alınabilmesi için doğrudan
ilgili kurum veya kuruluşa başvurmaları gerektiği yönünde cevap verilemez.
(5) CİMER’e yapılan başvurulara verilecek cevaplar, cevap-onay yetkilisinin bilgisi
ve onayı dâhilinde; Türkçe dilbilgisi kurallarına uygun, sade ve resmi bir üslup ile gerek­
146
- 133 -
Yasal Dayanaklar
çeli olarak verilir. Başvuruya olumsuz cevap verilmesi halinde, başvurulabilecek merci­
ler ile süreleri hakkında bilgi verilebilir. Öneri mahiyetindeki başvurular, yetkili kişilerle
paylaşılır ve gerekirse başvuru sahibine yalnızca başvurunun incelenmiş olduğuna dair
cevap verilebilir.
(…)
CİMER personeli
MADDE 11- (1) CİMER faaliyetleri ile ilgili olarak:
a) Yönetici; hizmetin etkin ve verimli işleyişinden kurumu adına birinci derece görevli
ve yetkili olan yönetici kadrosunda bulunan personeldir.
(…)
d) Cevap-onay yetkilisi; imza yetkisini haiz olmak üzere cevabı hazırlayan kişinin
unvanına eşit veya daha üst düzeyde olan ve kurumu adına başvuru sahibine gönderilmek
üzere hazırlanan cevabın uygunluğundan sorumlu olan personeldir.
e) Kurum yetkilisi; kurum yöneticisinin bilgisi dâhilinde, yetkili olduğu kurum ve ku­
ruluşta tüm CİMER faaliyetlerinden ve kurumu ile Daire Başkanlığı ve bölge müdürlüğü
arasındaki koordinasyonu sağlamakla sorumlu olan personeldir.
f) Birim yetkilisi; kurum yetkilisinin bilgisi dâhilinde birimine gelen başvuruların sevk
ve idaresi ile birimindeki kullanıcı işlemlerinden sorumlu olan personeldir.
g) Kullanıcı; birim veya kurum yetkilisine bağlı olarak başvuruların kanuni işlem sü­
resi içerisinde değerlendirilmesinden sorumlu olan personeldir.
CİMER personelinin görev ve sorumlulukları
MADDE 12- (1) CİMER personelinin görev ve sorumlulukları şunlardır:
a) İşlemlerini bu Yönetmelik ve ilgili mevzuat hükümlerine uygun şekilde yerine ge­
tirmek.
b) Başvurulara ve başvuru sahibi bilgilerine ilişkin CİMER Kapısı üzerinden elde
edilebilecek içerikleri mevzuata aykırı amaçlarla kısmen veya tamamen kopyalamamak,
kullanmamak ve paylaşmamak.
c) Görevi gereği veya görevi esnasında edindiği her türlü bilgi, belge ve kişisel veriyi
147
- 134 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
görevi sona erse dahi yetkisiz kişi ve mercilerle paylaşmamak.
ç) Kullanıcı adı ve şifresini paylaşmamak, başkalarının kullanıcı adı ve şifresini kul­
lanmamak ve CİMER Kapısına düzenli olarak giriş yapmak.
d) Başvuruda bulunan kişilere yol göstermek ve ilgili mevzuat kapsamında sahip ol­
dukları hakları kullanabilmeleri için yardımcı olmak.
(...)
4.4. 2024/14 Sayılı Rehberlik, Teftiş ve Denetim Faaliyetlerinin
Düzenli ve Etkin Bir Şekilde Yerine Getirilmesi Konulu Genelge
(...)
6. Vatandaşların usulüne uygun müracaat ve şikâyetleri üzerinde hassasiyetle durula­
cak; kamu kurum ve kuruluşlarına intikal eden başvuru ve ihbarlara ilişkin gerekli incele­
me, denetim veya soruşturmalara derhal başlanacak, sorumluları hakkında gerekli idari ve
cezai işlemler gecikmeksizin uygulanacaktır.
(...)
Yukarıda, CİMER sisteminin bütün işleyişinin açıklandığı ve sistemin dayandığı mev­
zuatın başvuru cevap sürecinin daha sağlıklı yürütülebilmesi için inceleme ve denetim
faaliyetleri açısından da yol gösterici olan maddelerine yer verilmiştir. Buradan hareketle
bilgi edinme ve dilekçe hakları, başvuru cevap süreci, CİMER personelinin sorumluluk­
ları ve yasal süreler bakımından önemli noktalara dikkat çekmek amaçlanmıştır. CİMER
kullanıcılarının bu mevzuat kapsamında hareket etmeleri mevzuata göre esas sorumluluğu
üstlenen cevap-onay yetkililerinin ise süreci bu hususları dikkate alarak yürütmeleri önem
arz etmektedir.
148
- 135 -
BEŞİNCİ BÖLÜM
Yetersiz Cevaplara Yönelik
İtiraz Örnekleri
- 136 -
Yetersiz Cevaplara Yönelik İtiraz Örnekleri
Kılavuzda daha önce bahsedildiği üzere İnceleme ve Denetim Koordinatörlüğünün
faaliyetleri haricinde vatandaşlar da memnuniyet düzeylerini belirterek bir çeşit kullanıcı
denetimi yapmaktadır. Bu denetimin yollarından biri olan başvuru cevap değerlendirme
anketlerinin yanı sıra vatandaşların izleyebileceği hukuki yollar da mevcuttur. Örneğin,
vatandaşlar yine dilekçe hakkını kullanarak Türkiye Büyük Millet Meclisine (TBMM)
CİMER’e yaptıkları başvurulara verilen yanıtlardan memnun olmadıklarına, taleplerinin
yerine getirilmediğine veya sorunlarının çözülmediğine dair dilekçeler vermektedir. Bu­
nun yanı sıra, idare ile vatandaşlar arasında arabuluculuk yapma hedefiyle çalışan Kamu
Denetçiliği Kurumu da vatandaşların idareler ile ilgili şikâyetlerini iletebilecekleri bir
merciidir. Aynı şekilde, vatandaşlar kanun yolunu tercih edip mahkemelere de başvura­
bilmekte ve ilgili idareleri şikâyet edebilmektedir. Son olarak, bilgi edinme başvurularına
verilen cevabı tatmin edici bulmayan vatandaşlar Bilgi Edinme Değerlendirme Kuruluna
da durumu bildirebilmektedir.
Kılavuzun bu bölümünde vatandaşların cevabından memnun olmadıkları başvuruları
için kullandıkları hak arama mekanizmaları çeşitli dilekçeler ile örneklendirilmiştir. Bun­
ların arasında TBMM Dilekçe Komisyonu Başkanlığına, Kamu Denetçiliği Kurumuna
veya İdare Mahkemelerine yazılan dilekçeler bulunmaktadır. Asıl amacı sistemin düzgün
işleyişini sağlamak ve vatandaş memnuniyetini arttırmak olan bu kılavuzun altını çizdiği
noktalarda özensiz davranılmasıyla vatandaş memnuniyetinin sağlanamadığı durumlarda
bunun nasıl yansımaları olabileceğini göstermesi açısından bu bölüm oldukça önemlidir.
Bu gibi durumlarla karşılaşmamak için CİMER kullanıcılarının başvuru cevap sürecini
azami dikkat ve özenle yürütmeleri hem kendilerinin hem de kurumların itibarı açısından
mühimdir.
151
- 137 -
GörselGörsel
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Örnek 1
Dilekçe Örneği:
Aşağıdaki örnekte başvuru cevabında ekte olduğu belirtilen yazının görünmemesi
üzerine TBMM Dilekçe Komisyonu Başkanlığına yazılmış bir dilekçe gösterilmiştir.
Örnek 2
Dilekçe Örneği:
Aşağıdaki örnekte bir vatandaşın TBMM Dilekçe Komisyonu Başkanlığına yazdığı,
başvurusunun detaylı incelenmediğini ve verilen cevabın yetersiz olduğunu belirten bir
dilekçe gösterilmiştir.
152
- 138 -
GörselGörsel
Yetersiz Cevaplara Yönelik İtiraz Örnekleri
Örnek 3
Dilekçe Örneği:
Aşağıdaki örnekte bir vatandaşın başvurusunun yanlış kuruma sevk edilmesini şikâyet
ettiği ve TBMM Dilekçe Komisyonu Başkanlığına gönderdiği dilekçesine yer verilmiştir.
Örnek 4
Dilekçe Örneği:
Aşağıdaki örnekte bir vatandaşın başvurusunun ilgili kuruma sevk edilmemesi sebe­
biyle TBMM Dilekçe Komisyonu Başkanlığına yazdığı dilekçeye yer verilmiştir.
153
- 139 -
GörselGörsel
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
Örnek 5
Dilekçe Örneği:
Aşağıdaki örnekte başvurusuna sevk edilen kurum tarafından cevap verilmeyen bir
vatandaşın TBMM Dilekçe Komisyonu Başkanlığına yazdığı dilekçeye yer verilmiştir.
Örnek 6
Dilekçe Örneği:
Aşağıdaki örnekte başvurusuna verilen cevabı yetersiz bulan bir vatandaşın Kamu
Denetçiliği Kurumuna yazdığı dilekçe sonucu Kurumun aldığı “gönderme kararı”nın
ilk bölümü gösterilmiştir.
154
- 140 -
GörselGörsel
Yetersiz Cevaplara Yönelik İtiraz Örnekleri
Örnek 7
Dilekçe Örneği:
Aşağıdaki örnekte başvurusuna cevap verilmeyen vatandaşın Devlet Denetleme Ku­
ruluna ilettiği dilekçe gösterilmiştir.
Örnek 8
Dilekçe Örneği:
Aşağıdaki örnekte başvurusunun reddedilmesi işleminin iptal edilmesi talebiyle açı­
lan bir davanın bilgileri gösterilmiştir.
155
- 141 -
ALTINCI BÖLÜM
Ekran Görüntüleri ile
Kılavuz İpuçları
- 142 -
Ekran Görüntüleri ile Kılavuz İpuçları
Kılavuzun bu bölümünde CİMER kullanıcılarının sistem üzerinde yapacakları iş ve
işlemlerde faydalı olabilecek bazı bilgiler, kapi.cimer.gov.tr adresinden alınan ekran gö­
rüntüleri ile somutlaştırılmıştır. Söz konusu ekran görüntüleri ile kılavuz boyunca dikkat
çekilen noktalardan bazıları kullanıcılara yol gösterici olacak şekilde örneklendirilmiştir.
İlk olarak, kılavuzda üzerinde önemle durulan yasal süreler ile başvuruların aciliyetini
gösteren ikonların sistemde ne şekilde işaretlendiği ve bu işaretlerin nerede yer aldığı ek­
ran görüntüleri ile gösterilmiştir. Bunların dışında, arşive kaydedilmesi gerektiği belirtilen
başvuruların nasıl ve nereden arşive kaydedilebileceği veya şikâyet edilen kişiye/kuru­
ma gitmesinin önlenmesi gereken başvurular için gönderilemeyecek kurumların sistemde
nasıl işaretleneceği de adım adım ayrıntılı bir şekilde açıklanmıştır. Son olarak, CİMER
kullanıcılarının faydasına sunulan ve özellikle sisteme yeni katılan kullanıcılar için başvu­
rulacak bir kılavuz niteliğinde olan eğitim videoları ve kitapçıklara nereden ulaşılabileceği
ile sistemde gerçekleşen yeniliklerin, başvuru cevap sürecine ilişkin önerilerin ve yapı­
lacak iş ve işlemlere ilişkin açıklamaların yer aldığı duyurular bölümü de yine görseller
kullanılarak detaylandırılmıştır.
157
- 143 -
6.1. Yasal Süre Göstergesi
- 144 -
Görsel
Ekran Görüntüleri ile Kılavuz İpuçları
Aşağıda herhangi bir kişinin/kurumun gelen kutusunun nasıl göründüğü gösterilmek­
tedir. Anlaşılacağı üzere, bu ekranda yasal süresi geçmiş başvurular kırmızı ile gösteril­
mekte ve başvurunun cevaplanmasının kaç gün geciktiği bilgisi yer almaktadır. Süresi
geçmek üzere olan başvurular sarı, henüz vakti dolmamış başvurular ise yeşille işaret­
lenmektedir. CİMER kullanıcıları gelen kutularına girdikleri zaman öncelikle kırmızı ile
işaretlenen yasal süresi geçmiş başvurulara işlem yapmalıdır.
159
- 145 -
6.2. “Arşive Kaydet” Butonu
- 146 -
GörselGörsel
Ekran Görüntüleri ile Kılavuz İpuçları
Üzerinden bir yıl veya daha fazla zaman geçmiş ve hâlâ cevaplanmamış başvu­
ruların “Arşive Kaydet” butonu ile arşive kaldırılması gerekmektedir. “Arşive Kay­
det” yetkisi yalnızca başvuruya cevap verilmesinde bir anlam kalmayan, güncelli­
ğini yitiren ya da başvuru sahibi ile bizzat görüşülüp çözüme kavuşturulan ancak
sonucu sisteme işlenmeyen başvurular için verilmektedir. “Arşive Kaydet” butonu,
görselde görüldüğü üzere “Başvuru Detay” bölümünde bulunmaktadır. Butona tıklan­
dığında açılan ekranda ilgili yerler işaretlenerek ve doldurularak “Gönder ve Onayla”
seçeneği ile işlem tamamlanmaktadır. Arşive kaydetme yetkisi olmayan CİMER kul­
lanıcıları, böyle durumlarda kurum yetkilileri aracılığıyla teknik talep oluşturarak
ilgili başvurunun hangi gerekçe ile arşive kaydedilmek istendiğini belirtmeli ve “arşive
kaydet” yetkisi talep etmelidir.
161
- 147 -
6.3. “Acil” ve “Çok Acil”
Kodları
- 148 -
GörselGörselGörsel
Ekran Görüntüleri ile Kılavuz İpuçları
Aşağıda “Acil” ve “Çok Acil” kodlarını gösteren ekran görüntüleri yer almaktadır.
Görüldüğü üzere, gelen kutusunda bu kodların eklendiği başvurular en üst kısımda yer al­
makta ve başvuruların sol tarafında ünlem işareti bulunmaktadır. Ayrıca, “Sevk Bilgileri”
alanında da başvurunun öncelik durumu görülebilmektedir. Hâlihazırda bu kodla işaret­
lenmiş başvurulara öncelik verilmeli ve bir an önce işlem yapılmalıdır. Henüz çok acil ola­
rak işaretlenmemiş ancak acil olduğu düşünülen başvurulara da “Acil” veya “Çok Acil”
kodu eklenmelidir. Özellikle kadına şiddet, taciz, güvenlik tehdidi gibi konuları içeren
başvurular konusunda dikkatli olunması ve acilen işlem yapılabilmesi için bu tip başvu­
ruların acil koduyla işaretlenmesi elzemdir. “Acil” ve “Çok Acil” kodlarını eklemek için,
aşağıda görüldüğü üzere “Sevk Et” butonuna tıklandığı zaman açılan sevk penceresinde
“Öncelik” sekmesinden ilgili aciliyet durumu seçilmelidir.
163
- 149 -
6.4. “Gönderilemeyecek
Kurumlar” Bölümü
- 150 -
GörselGörsel
Ekran Görüntüleri ile Kılavuz İpuçları
Kılavuzun birinci bölümünde açıklanan “Gönderilemeyecek Kurumlar” bölümü aşa­
ğıda ekran görüntüsü ile gösterilmiştir. Bir kişinin/kurumun şikâyet edildiği başvuruların
şikâyet edilen kuruma ya da kişiye iletilmemesi için öncelikle “Başvuru Detay” ekranında
sağ üst köşede bulunan “Sevk Bilgileri” alanından “Gönderilemeyecek Kurumlar” buto­
nuna tıklanmalı ve açılan ekrandan gönderilmemesi gereken kurumlar seçilmelidir. Açılan
pencerede hem daha evvel seçilen kurumlar görüntülenebilmekte hem de yeni kurumlar
eklenebilmektedir.
165
- 151 -
6.5. Eğitim Materyali
- 152 -
GörselGörsel
Ekran Görüntüleri ile Kılavuz İpuçları
CİMER kullanıcılarının yararlanmaları için kapi.cimer.gov.tr adresinde ana sayfaya
eğitim materyalleri eklenmiştir. Ana sayfanın sağ tarafında bulunan bölümden “CİMER
İlke ve Kararlar” ile “Açıklamalı CİMER Yönetmeliği” kitaplarına ulaşılabilmektedir.
Kullanıcıların bu kitapları incelemeleri başvuru cevap sürecinin iyileştirilmesine katkıda
bulunacaktır. Ayrıca, ana sayfanın orta kısmında bulunan “Yardım Videoları” sekmesin­
den belirli işlemlerin nasıl yapılacağına ilişkin videolara erişilebilmektedir.
167
- 153 -
6.6. “Duyurular” Bölümü
- 154 -
Görsel
Ekran Görüntüleri ile Kılavuz İpuçları
Ana sayfanın tam ortasında yer alan “Duyurular” bölümünde de CİMER kullanıcıları
için faydalı olabilecek bilgilendirmeler, hataların önlenmesine yönelik uyarılar, sistemin
kullanımını kolaylaştıracak pratik öneriler ve teknik konulara ilişkin yardım metinleri
paylaşılmaktadır. Kullanıcıların bu bölüme eklenen duyuruları takip etmeleri son derece
önemlidir.
169
- 155 -
Özet
- 156 -
Özet
a) Cevap Yazılırken Dikkat Edilecek
“Cumhurbaşkanlığı İletişim Merkezi”
Hususlar:
olarak yazılmalıdır.
• Başvuru hakkında yapılan işlemler
• Cevaplarda hitap bölümü sistem ta­
açıklayıcı bir şekilde, sade ve resmî bir
rafından otomatik olarak oluşturuldu­
üslup kullanılarak yazılmalıdır.
ğu için ayrıca hitap ifadesi kullanılma­
malıdır.
• Başvurulara çok kısa cevaplar verilme­
meli, cevaplar gerekçeli olarak yazılma­
• Cevaplar CİMER’e hitaben değil, baş­
lıdır.
vuru sahibine hitaben yazılmalıdır.
• Başvuru metni ile başvuruya verilen
• Cevap metinlerine “Başvurunuz alın­
cevap arasında nedensellik bağı bulun­
mıştır.” ifadesi ile giriş yapılmalı, “Bil­
malı, başvuru ile ilgili olmayan cevaplar
ginize sunulur.” cümlesi ile son verilme­
yazılmamalıdır.
lidir.
• Başvuru sahiplerine elektronik posta
b) Kişisel Bilgiler ile İlgili Dikkat
veya mektup kanallarıyla verilen cevap­
Edilecek Hususlar:
ların içerikleri CİMER sistemine işlen­
meli, başvuruya “Telefonla bilgi veril­
• Başvuru metninde incelemeye yeterli
miştir.” şeklinde cevap yazılmamalıdır.
bilgi bulunduğu hâlde başvuru sahibinin
kimlik ve iletişim bilgileri görüntülenme­
• Cevaplarda konuşma dili kullanılma­
melidir.
malı ve başvurulara tartışma üslubuyla
cevap verilmemelidir.
• Başvurulara “başvuru sahibinin kimlik
ve iletişim bilgilerinin görüntülenememe­
• Cevap metinlerinde imla hatası bulun­
si sebebiyle başvuruya işlem yapılamadı­
mamalı, metnin tamamı büyük harflerle
ğı” yönünde cevaplar verilmemelidir.
yazılmamalı, büyük/küçük harf kullanı­
mına özen gösterilmelidir.
• “Kimlik Bilgilerini Göster” özel yetkisi
bulunmayan CİMER kullanıcıları, yetki­
• Cümlelerde noktalama işaretleri yerin­
si bulunan diğer kullanıcılar aracılığıyla
de kullanılmalı, anlatım bozukluğu bu­
bu bilgilere erişerek ilgili başvuruya iş­
lunmamalı ve cümleler eksik bırakılma­
lem yapmalıdır.
malıdır.
• Kimlik ve iletişim bilgileri ihtiyaç hâ­
• “CİMER” kelimesi bir kısaltma olduğu
linde açıldıktan sonra cevap metninde,
için ya tamamı büyük harflerle “CİMER”
ya da ilk harfleri büyük olacak şekilde
ekli dosya isim ve içeriğinde kullanıl­
171
- 157 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP KILAVUZU
mamalı ve kişisel bilgilerin gizli tutulma­
• Şikâyet edilen personel hakkında
soruşturma/inceleme açılması duru­
sı hususuna özen gösterilmelidir.
munda, başvuru sahibine personelin
• Başvuru sahibinin kimlik ve iletişim
savunması direkt cevap olarak gönde­
bilgilerinin yer aldığı cevap metinlerinin
rilmemeli, yalnızca yapılan soruştur­
ya da ekli dosyaların başvuru sahibine
manın sonucu iletilmelidir.
iletilmesinin zorunlu olduğu hâllerde bu
d) Hazır Cevap Şablonları Kullanılır­
içerikler kurumsal elektronik posta adre­
ken Dikkat Edilecek Hususlar:
si üzerinden başvuru sahibine ayrıca gön­
derilmelidir.
• Bazı hazır cevap şablonlarında yer alan
“…..” bölümleri doğru şekilde doldurul­
• Başvuru sahibinin kimlik ve iletişim
malı ve başvurular bu kısımlar boş bıra­
bilgileri sevk notu veya kuruma özel
kılarak cevaplanmamalıdır.
not ile paylaşılmamalıdır. Bu notların
tüm kullanıcılar tarafından görüntüle­
• Başvuru içeriğine uygun olmayan hazır
nebileceği unutulmamalıdır.
cevap şablonları kullanılmamalıdır.
e) Kurumun Görev Alanı Dışında Ka­
c) Kamu Personelinin Şikâyet Edildiği
lan Başvurularda Dikkat Edilecek Hu­
Başvurular ile İlgili Dikkat Edilecek
suslar:
Hususlar:
• Mevzuatında özel başvuru usulü öngö­
• Bir kamu personeli ya da yöneticisi
rülen durumlar haricinde, kurum ve ku­
hakkında şikâyet niteliğindeki başvurular
ruluşlarca başvuru sahiplerine “başvuru­
şikâyet edilen personele gönderilmemeli
sunun değerlendirmeye alınabilmesi için
ve sevk işlemleri sırasında “Gönderile­
doğrudan ilgili kuruma başvurması ge­
meyecek Kurumlar” sekmesinden şikâ­
rektiği” yönünde cevap verilemez. Baş­
yet edilen personelin çalıştığı kurum/
vurular, ilgili kuruma sevk edilmelidir.
birim seçilmelidir. Bu şekilde başvuru
şikâyet edilen personele gönderilmeye­
• Kamu kurumları tarafından kendi görev
cek ve şikâyet bir üst kurum ya da bir
alanları dışında kalan başvurulara kesin­
üst amir tarafından değerlendirilecek­
likle cevap verilmemeli, bu tür başvuru­
tir.
lar, ilgili kurumlara sevk edilmelidir.
172
- 158 -
Özet
f) Başvuru Cevaplarına Eklenecek
mu tarafından da cevaplanabilir olan baş­
Dosyalarda Dikkat Edilecek Hususlar:
vurular gereksiz yere sevk edilmemeli,
ilgili hazır cevap şablonları kullanılarak
• Eğer cevaba başvuru konusu ile ilgili
cevaplanmalı ve süreç sonlandırılmalıdır.
belge eklenmesi gerekiyorsa, bu belge
resmî yazışma kurallarına uygun, başvu­
• Teşekkür türünde yapılan başvurular
ru konusu ile ilişkili olmalı ve dosyadaki
içeriğine göre teşekkür edilen kamu gö­
bilgiler başvuru sahibi tarafından anlaşı­
revlisinin kendisine veya bir üst amirine
labilir olmalıdır.
gönderilmelidir.
• Cevaplarda ekli dosya içerikleri ile ekli
• İşlem süresi uzayacak başvurulara ara
dosya isimleri Türkçe dil bilgisi kuralla­
rına uygun, anlaşılır ve açıklayıcı bir şe­
cevap verilmeli, beklemeye alınan baş­
kilde yazılmalıdır.
vurular makul süre içerisinde cevaplan­
malıdır.
• Ekli dosyalar “JPEG, PNG, TIF veya
PDF” formatında hazırlanmalıdır.
• Başvurulara sistem üzerinde cevap ve­
g) Dikkat Edilecek Diğer Hususlar:
rilmeli, cevaplar ayrıca İletişim Başkan­
lığına resmî yazı ile gönderilmemelidir.
• Birden fazla konu içeren başvurularda
her kamu kurumu kendi görev alanı ile
• Bir başvuru toplu şekilde bütün valilik­
ilgili konuya cevap vermelidir.
lere veya bütün bakanlıklara sevk edil­
memeli, yalnızca ilgili kurumlara gönde­
• Talebi anlaşılamayan, bilgi eksikliği
olan veya başvuruyu açan ilk kamu kuru­
rilmelidir.
3071 sayılı Dilekçe Hakkının Kullanılmasına
Dair Kanun uyarınca CİMER başvurularına
en geç otuz gün içerisinde, 4982 sayılı Bilgi
Edinme Hakkı Kanunu uyarınca da bilgi
edinme başvurularına en geç on beş iş günü
içerisinde cevap verilmesi gerekmektedir.
173
- 159 -
CİMER
BAŞVURU CEVAP
KILAVUZU
- 160 -
Görsel
CİMER
BAŞVURU CEVAP
KILAVUZU
- 161 -